Cafe ve Restoranlarda Masa Rezervasyonu: Politika, Masa Düzeni ve Hatırlatma Rehberi

Oturma süresi, gecikme toleransı ve masa tutma kuralını nasıl yazarsınız? Masa devrini nasıl hesaplarsınız, hafta sonu ve grup rezervasyonunu nasıl yönetirsiniz? Hazır politika ve hatırlatma metinleriyle adım adım rehber.

Cafe ve restoranda rezervasyon düzeni üç şeye dayanır: yazıya dökülmüş bir politika (oturma süresi, gecikme toleransı, masa tutma süresi), kişi sayısına ve bölüme göre kurulmuş bir masa mantığı ve gelmeyen konuğu azaltan hatırlatma düzeni. Defter ya da sistem fark etmez; kural yoksa her rezervasyon pazarlığa, her pazarlık da hafta sonu akşamı kapıda gerginliğe dönüşür. Bu yazıda önce kuralları kuruyor, sonra masa yerleşimini, hatırlatmayı, walk-in dengesini, personel brifingini ve ölçümü adım adım anlatıyoruz. Randevu Servisi'nin bu işte ne yaptığını ve nerede durduğunu da açıkça yazıyoruz.

Rezervasyon Defteri Tam Olarak Nerede Bozulur?

Sorun çoğu zaman defterin kendisi değil, defterin arkasındaki sözlü anlaşmalardır. Aşağıdaki durumlardan birkaçı sizde de varsa asıl eksik kural tarafındadır:

Kişi sayısı değişir, kayıt değişmez: "4 kişiyiz" diye alınan rezervasyona 7 kişi gelir. Masa yoktur, defterde de bunu önceden görmenizi sağlayan bir iz yoktur.
Bölüm sözle verilir: "Bahçe olur" diyen kişi telefonu kapatır, siz bahçeyi iki kez sözleşmiş olursunuz.
Tolerans sözlüdür: Bir garson 10 dakika bekler, diğeri 30. Konuk hangisiyle karşılaşırsa o kural olur.
Rezervasyonu herkes alır, kimse bütünü görmez: Kasada, telefonda, Instagram mesajında ayrı ayrı alınan kayıtlar tek yerde toplanmaz.
Gelmeyen konuk fark edilmez: Masa boş kalır, kimse sormaz, kapıdan çevrilen konuklar geri gelmez.

Önce Rezervasyon Politikasını Yazın: Süre, Tolerans, Tutma

Politika uzun bir belge olmak zorunda değil; üç sayıdan ve birkaç cümleden oluşur. Önemli olan bu üç sayıyı bir kez karara bağlayıp herkesin aynı şeyi söylemesidir.

1. Oturma süresi (masanın rezerve kaldığı süre)

Rezervasyon alırken konuğa "masanız şu saatten şu saate kadar sizin" demek, masa devrini planlamanın tek yoludur. Süreyi menünüzün yapısına bakarak belirleyin: hızlı servis eden bir kahvaltı mutfağıyla uzun yemekli bir akşam servisi aynı süreyi taşımaz. Süreyi tahmin etmeyin: son 10-15 gerçek oturumun oturma ve kalkış saatlerini not edin, ortalamayı değil, çoğu oturumu kapsayan süreyi esas alın (en uzun birkaç oturumu ayıklayınca kalan en uzun süre). Rezervasyon süresini çoğunlukla bu değere sığdırın.

Büyük masalar genellikle daha uzun oturur, ama Randevu Servisi'nde işletme başına tek bir hizmet/oturma süresi tanımlanır; büyük masalar için ayrı bir süre girilemez. Bu yüzden süreyi çoğu rezervasyonu karşılayacak şekilde seçin, kalabalık gruplarda uzayan oturmayı telefonla teyit ve politika metninizle yönetin.

2. Gecikme toleransı

Tolerans, konuğun geç kalması durumunda masanın ne kadar bekleyeceğidir. Kısa tutarsanız haklı sebebi olan konuğu kaybedersiniz, uzun tutarsanız o masayı kapıdaki konuğa açamazsınız. Mantıklı bir yaklaşım toleransı grup büyüklüğüne bağlamaktır: iki kişilik masa için kısa, büyük grup için biraz daha uzun, çünkü büyük grubun toplanması zaman alır. Konuğa süreyi rezervasyon anında ve hatırlatmada söyleyin; tolerans bilinmiyorsa kural değil, sürprizdir.

3. Masa tutma süresi (haber vermeyen konukta)

Toleransı aşan ve haber vermeyen konuk için masayı ne zaman serbest bıraktığınızı da önceden belirleyin. Burada iki şey birlikte uygulanır: önce konuğu bir kez arayın, sonra süre dolunca masayı açın. Arama kaydı, hem konuğa hakkını vermiş olmanızı hem de tartışmada "ne zaman aradık" sorusunun cevabını sağlar.

Örnek politika metni

Aşağıdaki metin bir şablondur; sayıları kendi işletmenize göre değiştirin. Instagram'a, Google profilinize ve rezervasyon onayı verirken telefonda okunacak şekilde kullanabilirsiniz.

Örnek metin: Rezervasyonunuz [saat] ile [saat] arasında sizin için ayrılır. Gecikecekseniz lütfen bize haber verin; [X] dakikaya kadar masanızı bekletiriz, büyük gruplarda bu süre [Y] dakikadır. Haber verilmeden toleransı aşan rezervasyonlar için önce sizi arar, ulaşamazsak masayı diğer konuklarımıza açarız. Kişi sayınız değişirse en geç [saat/gün] öncesine kadar bildirmeniz, size uygun masayı ayırmamızı sağlar. Gelemeyecekseniz iptal etmeniz, o masaya başka bir misafiri ağırlamamıza yardım eder; teşekkür ederiz.

Masa Yerleşimi Mantığı

Kişi sayısı ile masa tipini eşleştirmek

En büyük kayıp, iki kişiyi altı kişilik masaya oturtmaktır; rezervasyon doldu görünür ama salon yarı boştur. Önce salonunuzdaki masaları tipine göre sayın: ikilik, dörtlük, birleştirilebilen masalar, büyük yuvarlak masa, bar ya da pencere kenarı. Sonra her masa tipine hangi kişi sayısının oturtulacağını yazılı bir kurala bağlayın. Örneğin "iki kişilik talep ikilik masaya, ikilik kalmadıysa dörtlüğe" ve "beş kişiden büyük grup birleştirilebilen masalara" gibi.

Birleştirilebilen masalar sizin esnek kapasitenizdir: bir akşam iki dörtlük olurken bir sonraki saat bir sekizlik olur. Esnek masaları rezervasyona ne zaman açacağınız, o akşamın en önemli kararlarından biridir.

Bölüm (masa grubu) mantığı

Bölüm, konuğun bir tercihi olan masa gruplarıdır: bahçe, teras, salon, kat, sigara içilen ya da içilmeyen alan, pencere kenarı. Bölümleri yalnızca "güzel yer / kötü yer" ayrımıyla değil, servis düzeninizle de kurun: tek garsonun bakabileceği alan bir bölüm olursa, personel planı ile rezervasyon planı aynı şeyi söyler.

Bölüm sayısını az tutun: Üç dört bölümü yönetmek kolaydır; on bölüm her rezervasyonda karar yorgunluğu yaratır.
Her bölümün kapasitesini bilin: Bahçede en çok kaç masa ve kaç kişi olduğunu, hava durumuna göre azalıp azalmadığını yazın.
Hava durumuna bağlı bölümü ayrı düşünün: Bahçe ve teras yağmurda kapanıyorsa, o saat için rezerve edilenlerin nereye taşınacağını önceden belirleyin.

Masa devir süresini hesaplayın

Devir süresi, bir masanın bir konuktan diğerine geçmesi için gereken toplam süredir. Hesap basittir:

Devir süresi = çoğu oturumu kapsayan oturma süresi + masanın toplanıp hazırlanması için geçen süre.
Bir masanın akşamdaki en çok devri = servis saatlerinin toplam uzunluğu / devir süresi.

Bu iki sayıyı tahminle değil, son 10-15 oturum için tutacağınız basit bir kayıtla çıkarın: masa numarası, oturma saati, kalkış saati, tekrar hazır olduğu saat. Sonuçta "20:00 rezervasyonlarını kaçta başlatırsak son devri kaçta alırız" sorusunun cevabı elinizde olur ve rezervasyon saatlerini sıralarken kararı rakam verir.

Randevu Servisi'nde Kişi Sayısı ve Bölüm Seçimi

Randevu Servisi'nin cafe ve restoranlar için özelliği şudur: müşteri rezervasyon yaparken kişi sayısını ve bölümü (masa grubunu) seçer; o bölümde masa kalmadıysa sistem yeni rezervasyon almaz. Bu özellik Başlangıç paketinde ve üstünde bulunur. İşletme sayfası ücretsizdir ama rezervasyonu açmak için paket gerekir; paketsiz işletmede müşteri sayfayı görür, rezervasyon düğmeleri görünmez. Fiyatlar için paketler sayfasına bakın.

Akış nasıl işler

Müşteri sayfanızın linkini ya da QR kodunu açar; uygulama indirmez, üye olmaz.
Kişi sayısını, bölümü, günü ve saati seçer; yalnızca uygun boşluklar görünür.
Telefon numarasını yazar ve SMS ile gelen 6 haneli kodu girer; "talebiniz alındı" mesajı gider.
Talep panelinize "beklemede" olarak düşer ve size SMS ile e-posta bildirimi gider.
Siz onaylarsınız (müşteriye onay SMS'i gider) ya da reddedersiniz (rezervasyon iptal olur, müşteriye bilgi gider).

Bilmeniz gereken sınırlar

Yeni talepler onayınıza düşer: Otomatik onay yoktur; bekleme listesinden gelen otomatik randevu hariç her talebi siz onaylarsınız. Saatine kadar onaylanmayan talep sistemce iptal olur. Yoğun akşamlarda panelden bakacak bir kişiyi belirleyin.
Not alanı kısadır: Randevu açıklama alanı 75 karakterdir. Doğum günü ayrıntısı, alerji listesi, menü seçimi gibi uzun bilgileri bu alana sığdırmayın, telefonla ya da mesajla alın. Panelden kendiniz rezervasyon eklerken ayrı bir açıklama alanı yoktur; kendi notlarınızı müşteri kartındaki not alanına yazın.
SMS bakiyeden düşer: Kod, talep alındı, onay ve hatırlatma mesajlarının her biri işletmenin SMS bakiyesinden harcanır; bakiye biterse müşteri rezervasyon yapamaz. Bir rezervasyon birkaç SMS harcar, bunu hafta sonu yoğunluğuna göre planlayın.
Ödeme yoktur: Randevu Servisi rezervasyon sırasında kapora, ön ödeme ya da kart garantisi almaz.
Check-In'de kişi sayısı değişebilir: Konuk geldiğinde check-in yaparken kişi sayısını güncelleyebilir ve işletmeye bildirim gider; "4 kişiyiz" diyen masaya yedi kişi gelirse bunu erkenden öğrenirsiniz, ama masa kararı yine salondadır.
Telefon rezervasyonu da aynı yere yazılır: Telefonla arayan müşteriyi panelden "+" ile ekleyebilirsiniz; böylece web ve telefon rezervasyonları aynı takvimde toplanır.
Google Takvim tek yönlüdür: Onaylanan rezervasyonlar Google Takvim'inize yazılır ama oraya kendi eklediğiniz etkinlik sistemde saati kapatmaz. Özel etkinlik ya da kapalı olduğunuz saatler için Zaman Yönetimi'ni kullanın; ancak mola her gün tekrar eden bir saat aralığıdır ve çalışma saatleri haftalık şablondur, belirli bir tarihe özel kapatma yoktur. Bir günü kapatırsanız sonraki haftalarda da kapalı kalır; bu yüzden etkinlikten sonra şablonu geri almayı unutmayın.

Bölümleri kurarken yukarıdaki masa mantığını kullanın: bölümleriniz salonunuzun gerçek düzenini yansıtmalı. Sistem "bu bölümde yer var mı" sorusunu yönetir; hangi konuğun hangi masaya oturacağına salon sorumlusu olarak siz karar verirsiniz. Canlıya almadan önce kendi telefonunuzdan birkaç deneme rezervasyonu yaparak akışı kontrol edin.

Walk-in ve Rezervasyon Dengesi

Salonu tamamen rezervasyona açmak da, hiç açmamak da hata sayılır. Rezervasyon kalabalığı önceden görmenizi sağlar, ama gelmeyen konuk riski taşır; walk-in (kapıdan gelen konuk) ise riskli ama gerçek talebi gösterir.

Dengeyi kurmak için bölümlerinizi saat dilimlerine ayırın. Örneğin akşamın erken saatlerinde rezervasyona geniş yer verin, en yoğun saatte kapıya da bir miktar masa bırakın. Her işletmenin oranı farklıdır; doğru oran, kendi ölçümünüzden çıkar:

Walk-in reddi: Bir haftada kapıdan "yer yok" denilen konuk sayısını sayın. Bu sayı yüksekse rezervasyona ayırdığınız pay fazla, ya da rezervasyon saatleri çok sık dizilmiştir.
Boş kalan rezerve masa: Rezervasyon saatinden toleransa kadar boş duran masaların sayısı, gelmeyen konuk etkisini gösterir.
Karar: Walk-in reddi çok, boş rezerve masa az ise rezervasyon payını azaltın. Tersiyse payı artırın.

Randevusuz gelen konuk için Başlangıç ve Premium paketlerde dijital sıra da vardır: konuk QR'ı okutup telefonundan sıra numarası alır, önündeki kişi sayısını ve tahmini beklemeyi görür, siz "Sıradakini Çağır" dersiniz. Bu bir sıra numarasıdır, masa ataması değildir; sıra almak için konuğun telefonuna 6 haneli doğrulama SMS'i gider ve bu SMS işletmenin SMS bakiyesinden düşer; bakiye yoksa sıra da alınamaz. Numara alındıktan sonra çağrı SMS'i gitmez, konuk durumunu sıra sayfasından izler. Çağırdığınız numara işletme ayarındaki süre içinde (varsayılan 10 dakika) hazır olmazsa otomatik "Gelmedi" olur; konuğa bunu önceden söyleyin ve uzaklaşanın sırasını kaybedebileceğini belirtin. Bekleme uzayacak akşamlarda kapıda ayakta bekleyen kalabalığı azaltmak için düşünebilirsiniz.

Hafta Sonu ve Özel Gün Planı

Hafta sonu akşamı, anneler günü, sevgililer günü, yılbaşı ve bayramlar gibi günlerde talebin genellikle olağan günlerden farklı olduğunu bilirsiniz. Bu günleri günün içinde değil, günlerce önce planlayın. Aşağıdaki zaman çizelgesini kendi takviminize uyarlayın:

İki hafta önce: Özel gün için kural kararı: standart menü mü, set menü mü, kaç saatlik oturma, kaç kişiye kadar grup? Kararı sayfanızda ve sosyal medyada duyurun.
Bir hafta önce: Çalışma saatlerini Zaman Yönetimi'nden gözden geçirin; haftalık şablon olduğu için yaptığınız değişiklik sonraki haftaları da etkiler, özel günden sonra eski haline getirin. Mevcut rezervasyonları gözden geçirin, büyük grupların kişi sayısını teyit edin.
İki gün önce: Bekleyen talepleri sıfırlayın, personel sayısını rezervasyon yoğunluğuna göre netleştirin.
Gün sabahı: Büyük grupları arayarak teyit alın, gelemeyecek olanları o anda öğrenin.
Akşam servisten önce: Rezervasyon listesini bölüm ve saat sırasıyla yazdırın ya da ekranda açık tutun; personel brifingini yapın.

Özel günlerde oturma süresini kısaltmak ya da set menü uygulamak kararını yazılı politikaya ekleyin; aksi halde bu karar o gün masada tartışmaya dönüşür.

Grup ve Büyük Masa Rezervasyonu

Büyük grup, tek rezervasyon gibi görünse de mutfağa, salona ve diğer rezervasyonlara etkisi çok masalık bir iştir. Bu yüzden ayrı bir prosedürle alınması daha güvenlidir.

Eşik belirleyin: Hangi kişi sayısından itibaren rezervasyonun "grup" sayıldığını yazın ve bu eşik üstündeki talepleri telefonla teyit etmeden onaylamayın.
Kısa bir bilgi listesi tutun: kişi sayısı, çocuk var mı, doğum günü ya da kutlama var mı, menü ve alerji bilgisi, sorumlu kişinin telefonu. Bunlar 75 karakterlik müşteri açıklamasına sığmaz; telefonda alıp müşteri kartındaki not alanına ya da kendi kayıt defterinize yazın.
Kişi sayısı için son tarih koyun: Grup için son kesin kişi sayısının bildirileceği gün ve saati söyleyin. Bu tarihten sonra sayı düşerse masanın boşalacağını da.
Masaları birleştirmeyi önceden planlayın: Birleştirilen masalar iki rezervasyondan kapasite alır; bu masaları o saat diğer küçük rezervasyonlara açmayın.
Grup sorumlusunu teyit edin: Büyük grubun rezervasyonunu yapan kişi çoğu zaman gelmeyecek kişi olabilir. Gün öncesinde ve gün sabahı arayarak teyit almak hem gelmeyen konuğu azaltır hem masayı ne zaman bırakacağınızı netleştirir.

Bekleme Listesi: Dolu Saatin Yedeği

Randevu Servisi'nde bekleme listesi, dolu güne müşterinin listeye yazılmasıdır; biri iptal edince ne olacağını müşteri kendisi seçer: "otomatik randevumu al" derse boşalan yer doğrudan ona verilir ve randevusu onaylanır; diğer seçenekte ona haber gider, teklif bağlantısı 15 dakika geçerlidir ve müşteri onaylarsa randevu doğrudan onaylanır. Restoran düzeninde bu, özellikle hafta sonu akşamları için işe yarar: "doluyuz" dediğiniz konuk listeye yazılır, son dakika iptali masaya dönüşür.

Bekleme listesinin işe yaraması için iki şey gerekir: iptali kolaylaştırmak (hatırlatmayla birlikte; müşteri rezervasyonuna en az 15 dakika kalana kadar ve check-in yapmadan online iptal edebilir) ve listeye yazılan konuğa kısa bir cevap süresi tanımak (teklif bağlantısı 15 dakika geçerlidir). Konuğa "listedesiniz, masa açılırsa size haber veririz" demek, bir sonraki gün yine sizi tercih etmesi için bile yeterlidir.

Hatırlatma Metinleri ve Zamanlaması

Hatırlatma yalnızca onaylanan rezervasyonlara gider: 48 saat, 24 saat, 2 saat ve 15 dakika kala. Aynı gün alınan rezervasyona "24 saat kaldı" mesajı gitmez; rezervasyon kısa süre önce alınmış ya da onaylanmışsa daha uzun pencereli hatırlatmalar atlanır; örneğin saatine bir saatten az kala onaylanan rezervasyona hiç hatırlatma gitmeyebilir. Onay ve iptal mesajları da gider. Müşterinin e-postası varsa hatırlatma e-postayla da gider. WhatsApp hatırlatması için işletmenin kendi WhatsApp Business hesabı bağlanır; modül Premium'da dahildir, Başlangıç'ta ayrı ücretlidir ve mesaj ücretini işletme doğrudan Meta'ya öder. WhatsApp'tan yalnızca hatırlatma gider, o da online rezervasyonda izin veren müşteriye; diğer mesajlar SMS ile iletilir.

Restoranda bu zamanlamayı şöyle okuyun:

48 ve 24 saat: Plan değişikliği için zaman verir. Grup rezervasyonunda kişi sayısını bu aşamada teyit edin.
2 saat: Restoran için en kıymetli mesajdır; masayı hâlâ başka konuğa açabileceğiniz son geniş penceredir. Bu saatte iptal ya da geciken konuğu öğrenmek, masayı kapıdaki konuğa vermek demektir.
15 dakika: Yola çıkmış konuğa "sizi bekliyoruz" mesajıdır; geç kalacağını söylemek için son fırsattır.

Sistemin otomatik mesajlarının yanında, siz de gerektiğinde kendi mesajınızı yazabilirsiniz. Büyük grup ya da özel gün için aşağıdaki gibi kısa bir mesaj iyi çalışır:

Örnek metin: Merhaba, [gün] [saat] için [X] kişilik rezervasyonunuz var. Kişi sayınız ya da saatiniz değişirse bugün [saat]'e kadar bize ulaşabilirsiniz. Gelemeyecekseniz haber vermeniz, masamızı başka bir misafirimize açmamızı sağlar. Sizi bekliyoruz.

Gelmeyen Müşteri ve Ön Ödeme Tartışması

Restoranlarda gelmeyen konuk konusunda en çok tartışılan konu, rezervasyonu garantiye almak için kapora ya da ön ödeme istemektir. Burada herkes için geçerli tek doğru yoktur; sunduğunuz hizmete, müşteri kitlenize ve masa değerine göre karar verilir. Seçenekleri yan yana koyalım:

Sadece hatırlatma ve kolay iptal: En hafif yöntem. Konuğun unutmasını ve vazgeçmesini azaltır, ama kasıtlı gelmemeyi engellemez.
Büyük gruplarda telefonla teyit: Küçük masaları rahat bırakır, riskin en büyük olduğu yerde insan sesiyle kontrol sağlar.
Kapora veya ön ödeme: Gelmeme riskini azaltmaya yönelik bir uygulamadır; ancak bazı konukları rezervasyon yapmaktan caydırabilir. Uygulamanın hukuki ve mali çerçevesi, tutarın nasıl iade edildiği gibi konularda mali müşavirinize ya da avukatınıza danışın; bu yazı bir hukuki görüş değildir.
Engelleme: Premium'da dahildir, Başlangıç'ta ayrı bir "Kara Liste" modülüyle eklenir (modül ücretlidir, paketlere bakın). Müşteri kartından "Engelle" ile numara bir daha online rezervasyon ve sıra alamaz. Başka numarayla gelen kişi engellenmez; işletme panelden yine rezervasyon verebilir. Kararı, tekrarlayan ve haber vermeyen gelmemelerde ve kayıtlı bir notla verin.

Randevu Servisi bu seçeneklerden hatırlatma, kolay iptal, bekleme listesi ve engellemeyi sunar; kapora ya da ön ödeme sunmaz. Ön ödeme istiyorsanız bunu sistemin dışında, kendi yönteminizle ve yazılı bir kuralla yürütmeniz gerekir. Gelmeyen müşteriyle ilgili daha geniş bir değerlendirme için gelmeyen müşteri rehberimize bakabilirsiniz.

Servis Öncesi Personel Brifingi

Dijital düzen ne kadar iyi olursa olsun, salona çıkan ekip aynı kuralı bilmiyorsa sistem boşa çalışır. Akşam servisinden önce beş dakikalık, aynı sırayla yapılan bir brifing yeterlidir:

Rezervasyon listesi: Saat ve bölüm sırasıyla okunur; büyük gruplar ve özel notlar ayrıca vurgulanır.
Kritik masalar: Hangi masa kaçta kimin için tutuluyor, hangi masalar birleştirilecek.
Tolerans ve tutma kuralı: Herkes aynı süreyi söyler; sorumlu kişi geç kalan konuğu arar ve kayda yazar.
Kapıdaki konuğa cümle: "Şu an salon dolu; sıraya yazabilirim, tahmini bekleme süresi şu kadar" gibi tek bir ortak cümle.
Bölüm değişikliği: Hava ya da arıza nedeniyle bölüm değişecekse konuğa nasıl söyleneceği ve kimin söyleyeceği.

Servis sonrasında iki dakika ayırıp "bugün kaç rezervasyon vardı, kaç kişi geldi, kaç walk-in reddettik" sorularını kayda geçirin, gelmeyen masalar için de "Randevu Gerçekleşmedi"ye basın; ölçüm bu küçük alışkanlıktan başlar.

Ölçüm: Neyi Haftalık Takip Edeceksiniz?

Aşağıdaki oranları kendi rakamlarınızla hesaplayın; kendi işletmenizin oranını bilmek, genel ortalamalardan çok daha değerlidir:

Gelmeme oranı = gelmeyen rezervasyon (D) / (gerçekleşen + D) x 100. Gün ve bölüm bazında ayrı hesaplayın; sorun çoğu zaman belirli bir günde ya da bölümde yoğunlaşır.
Doluluk = oturan toplam kişi / o servisteki toplam kapasite. Rezervasyon payını ayarlamak için kullanın.
Geç iptal oranı = servis günü iptal edilen rezervasyon / toplam rezervasyon. Yüksekse hatırlatma ve bekleme listesi daha önemli hale gelir.
Walk-in reddi = kapıdan çevrilen konuk sayısı. Rezervasyon payı kararının dayanağı.
Devir süresi = çoğu oturumu kapsayan oturma süresi + hazırlık. Zamanla değişir; büyük menü ya da yeni personel gibi değişikliklerden sonra yeniden ölçün.

Randevu Servisi'nde seçilen tarih aralığındaki toplam, bekleyen, iptal ve gerçekleşen rezervasyon sayılarını Raporlar ekranından görürsünüz (Premium'da dahil, Başlangıç'a Raporlama modülüyle eklenir). Ancak onaylı rezervasyon başlangıcından yaklaşık 60 dakika sonra kendiliğinden "tamamlandı" olur; gelmeyen konuk için Kontrol Paneli'ndeki bugünün randevularında "Randevu Gerçekleşmedi" düğmesine basmanız gerekir. Basmazsanız raporlardaki "gerçekleşen" sayısı gelmeyenleri de içerir ve gelmeme oranı olduğundan düşük görünür. Raporlardaki "iptal" sayısı da iptal edilenlerle "gerçekleşmedi" işaretlenenlerin toplamıdır; gelmeyen sayısını (D) bu yüzden servis sonu kendi notunuzdan alın.

Sık Yapılan Hatalar

Bölümleri çok fazla açmak: Çok bölüm, çok karar demektir; sistemde de salonda da kaos yaratır. Çözüm: üç dört net bölümle başlamak.
Oturma süresini hiç söylememek: Konuk masanın sonsuza dek kendisinin olduğunu varsayar. Çözüm: rezervasyon onayında süreyi yazmak.
Talepleri geç onaylamak: Beklemedeki talep saatine kadar onaylanmazsa iptal olur. Çözüm: yoğun günlerde paneli izleyen bir kişi belirlemek.
Telefon rezervasyonunu deftere yazmak: Web ve defter ayrı çalışırsa çifte rezervasyon çıkar. Çözüm: tüm rezervasyonları panele yazmak.
Takvimi tek yönlü sanmamak: Google Takvim'e eklenen özel etkinlik sistemde saati kapatmaz. Çözüm: kapalı saatleri Zaman Yönetimi'ne girmek (haftalık şablon olduğunu unutmadan).
SMS bakiyesini unutmak: Hafta sonu öncesi bakiye biterse müşteri rezervasyon yapamaz. Çözüm: yoğun günlerden önce bakiyeyi kontrol etmek.

Sık Sorulan Sorular

Restoranda rezervasyon için müşteri üye olmak zorunda mı?

Hayır. Müşteri uygulama indirmez ve üye olmaz; kişi sayısını, bölümü, günü ve saati seçip telefon numarasını SMS kodu ile doğrular. Ardından "talebiniz alındı" mesajı gider ve talep onayınızı bekler.

Bölümde masa kalmazsa ne olur?

Bölüm seçen müşteri için o bölümde masa kalmadıysa sistem yeni rezervasyon almaz. Müşteri başka bir bölümü ya da başka bir saati seçebilir. Dolu güne bekleme listesine de yazılabilir.

Rezervasyonları otomatik onaylayabilir miyim?

Hayır; bekleme listesinden gelen otomatik randevu hariç her talebi siz onaylarsınız. Bekleme listesine yazılan müşteri "otomatik randevumu al" seçerse, biri iptal edince randevusu onayınız beklenmeden doğrudan onaylanır. Onay sizde olması, büyük grup gibi dikkat gerektiren rezervasyonlarda denetimi sizde tutar. Normal bir talep saatine kadar beklerse sistem tarafından iptal edilir.

Müşteriden kapora alabilir miyim?

Randevu Servisi rezervasyon sırasında kapora, ön ödeme ya da kart garantisi almaz. Böyle bir uygulama yapmak isterseniz bunu sistemin dışında yürütmeniz ve uygulamanın hukuki ve mali yönü için mali müşavirinize ya da avukatınıza danışmanız gerekir.

Rezervasyona gelmeyen müşteriyi engelleyebilir miyim?

Evet; bu özellik Premium'da dahildir, Başlangıç'ta Kara Liste modülüyle eklenir. Müşteri kartından "Engelle" dediğinizde o numara bir daha online rezervasyon ve sıra alamaz. Başka numarayla gelen kişi engellenmez; siz isterseniz panelden yine rezervasyon verebilirsiniz.

Eski müşteri rehberimi aktarabilir miyim?

Evet. Telefon rehberinizi VCF veya CSV dosyası olarak dışa aktarıp yükleyebilirsiniz; aynı numara iki kez eklenmez. Rehber telefondan tek dokunuşla çekilmez, önce dosya olarak dışa aktarılması gerekir.

İlgili Rehberler

Rezervasyon Düzenini Randevu Servisi ile Kurun

Randevu Servisi ile işletmenizin ücretsiz sayfasını oluşturabilir, kişi sayısı ve bölüm seçimiyle rezervasyonu açmak için paketleri inceleyebilirsiniz. Online rezervasyonun işleyişi için randevu sistemi sayfasına göz atın. Önce politikanızı yazın, bölümlerinizi sadeleştirin, sonra sistemi bu düzenin üzerine kurun.