Güzellik Merkezlerinde Seans ve Paket Takibi: Lazer Epilasyon ve Cilt Bakımı Rehberi

Seans paketi sayacı olmadan çok seanslı hizmetler nasıl takip edilir? Müşteri kartı notu, önceden planlanan seanslar ve hatırlatmalarla kurulan düzen; paket politikası, hazırlık mesajı ve kaçırılan seans şablonları.

Lazer epilasyon, cilt bakımı gibi çok seanslı hizmetlerde seans takibi, her müşterinin kaçıncı seansta olduğunu, bir sonraki seansın ne zaman yapılacağını ve kaç hakkının kaldığını yanlışsız bilmek demektir. Bir dürüstlük notu: Randevu Servisi'nde seans paketi veya "kalan hak" sayacı yoktur; sistem her seansı sıradan bir randevu olarak görür. Buna rağmen düzeni mevcut araçlarla kurabilirsiniz: müşteri kartındaki not alanı hak sayısını taşır, ilk seansta sonraki seansları takvime önceden yazarsınız, hatırlatmalar da müşteriye gider. Bu rehber o düzeni adım adım kuruyor; ayrıca paket politikası şablonu, hazırlık mesajları, kaçırılan seans prosedürü ve erteleme kurallarını da içeriyor.

Önce dürüst çerçeve: neyi yapabilirsiniz, neyi yapamazsınız

Yanlış beklentiyle başlanan bir düzen, ilk karışık haftada çöker. Bu yüzden önce sınırları açıkça görün.

Randevu Servisi'nde olanlar

Olmayanlar

Sonuç olarak: çok seanslı bir merkezseniz, seans takibinde sistem "takvim ve hatırlatma" kısmını güvenilir şekilde yürütür; hak sayısını ise kart notunda sizin disiplininiz yürütür. Yüzlerce aktif paketi olan büyük bir merkezde bu yeterli olmayabilir; bunu yazının sonunda ayrıca ele alıyoruz.

Seans aralığına göre planlama mantığı

Seans aralığı, işlemin türüne, uygulanan bölgeye ve uzmanın talimatına göre değişir. Bu nedenle rehberdeki hiçbir sayıyı hazır kural gibi uygulamayın: aralığı müşteriye uzmanınız belirler, siz yalnızca bu aralığı takvime çevirirsiniz. Müşteriye de "seanslar arasındaki süre için uzmanın talimatına uyun" demek en güvenli dildir.

Aralığı "pencere" olarak düşünün

Uzmanınızın önerdiği aralığın bir alt ve üst sınırı vardır. Seansı bu pencerenin içinde bir güne yazmak, hem erken hem geç kalma riskine karşı pay bırakır. Örneğin uzmanın önerisi "aralık [en az X, en çok Y]" ise ilk seansta takvimdeki tarihi pencerenin ortasına yakın koyun; müşteri bir seansı erteleyeceğinde pencerenin diğer ucuna kadar esneme alanınız olur.

Sabit gün ve saat yaklaşımı

Müşterinin hayatına en kolay oturan düzen çoğu zaman "her seans haftanın aynı günü ve aynı saatinde" olmasıdır. Müşteri takvimini buna göre ayarlar, siz de uzmanın günlerini buna göre planlarsınız. Aralık haftalarla ölçülüyorsa sabit gün, hem müşterinin unutmasını hem de sizin boş saat aramanızı azaltır.

Bölgeye göre ayrı hizmet tanımlayın

Her bölgenin süresi aynı değildir ve bir seansta birden fazla bölge işlenebilir. Randevu Servisi'nde hizmetin adı, fiyatı ve süresi tanımlanır; bu yüzden "Lazer - küçük bölge", "Lazer - geniş bölge", "Cilt bakımı - klasik" gibi ayrı hizmetler açıp her birine gerçekçi bir süre yazın. Süre, uzmanın ne kadar dolu olacağıdır; kısa yazarsanız seanslar üst üste biner, uzun yazarsanız boş saat kaybolur. Süreyi bulmak için son 10-15 gerçek seansın süresini not edin; ortalamayı değil, çoğu seansı kapsayan değeri esas alın (en uzun birkaç istisnayı ayıklayınca kalanların en uzunu) ve hizmeti çoğunlukla bu süreye sığdırın. Müşteri aynı randevuda birden fazla hizmet seçebilir ve süreler toplanır; bu yüzden bölge hizmetlerini tek tek tanımlamanız yeterlidir.

Planlamadan önce yoklayın: çakışma kontrol listesi

  1. Uzmanın o gün çalışma saati içinde mi? Zaman Yönetimi'nde izinli veya kapalı gün olmadığına bakın.
  2. Müşteri için uygun mu? Tatil, düğün, iş seyahati gibi planlarını ilk seansta sorun.
  3. Cihazlı hizmetlerde aynı cihaz o saatte başka biri tarafından kullanılıyor mu? Sistem bunu uyarmaz, siz kontrol edin.
  4. Bayram ve resmî tatil haftası mı? Seans pencereniz bu dönemlere denk geliyorsa erkene alın.

Adım adım: paket satılan gün yapılacaklar

Aşağıdaki akış, paketi satış anından itibaren kayıt altına alır. Hepsi bir müşteri başına birkaç dakika sürer ve bir kez alışınca otomatikleşir.

  1. Müşteri kartını açın veya oluşturun. Randevu alan herkes kendiliğinden karta düşer; telefonla gelen yeni müşteri için panelde "+" ile Yeni Müşteri Oluştur'u seçin.
  2. Paket satırını kart notuna yazın. Şablon aşağıda: paket adı, bölgeler, toplam seans, yapılan seans, bir sonraki tarih.
  3. Ödemeyi kaydedin. Tahsilatı ya da alacağı Finans Yönetimi'nde (Başlangıç'ta Gelir-Gider modülü varsa) gelir veya alacak olarak işleyin; paketin ödenip ödenmediği ile kalan hak ayrı şeylerdir, karıştırmayın.
  4. İlk seansı yapın. Seans bitince notu hemen güncelleyin ("1/6 yapıldı").
  5. Sonraki seansları takvime yazın. Müşteri hâlâ yanınızdayken bir sonraki iki-üç seansı panelden, uzmanın talimatındaki aralığa göre ekleyin. Hizmeti, uzmanı ve tarihi seçip Kaydet'e basın.
  6. Seans sırasını kart notuna yazın. Panelden randevu eklerken açıklama alanı yoktur; "Seans 2/6 - bacak, planlı 07.05" gibi kısa bilgiyi müşteri kartının not alanında güncel tutun ve takvimde bir randevuya baktığınızda kartı açıp oradan okuyun.
  7. Müşteriye sorgulama sayfasını gösterin. "Randevularınızı bu sayfadan telefon numaranızla görebilirsiniz" demek, telefon açma gereğini azaltır.
  8. Hatırlatmayı deneyin. Panelden eklenen randevuya hatırlatma gidip gitmediğini, kendi numaranızla açtığınız bir deneme randevusu üzerinden kontrol edin; çünkü tüm seans zincirinin kalbi budur.

Toplu giriş SMS harcar. Önceden birden çok randevu yazarsanız her biri için "talep alındı", onay ve hatırlatma SMS'leri gidebilir ve işletmenin SMS bakiyesinden düşer; bakiyeyi buna göre kontrol edin.

Kaç seans önceden yazılmalı? Hepsini yazmak, müşteriyi kaçırma riskini azaltır ama ertelemelerde zincirleme düzeltme gerektirir. İlk iki-üç seansı yazıp geri kalanı yaklaşan seanslarda eklemek, çoğu merkez için dengeli bir yoldur. Karar sizin: zincir ne kadar uzunsa düzeltme yükü o kadar artar.

Müşteri kartında tutulacak notlar

Kart notunu tek satırda yazılan bir özet gibi düşünün. Ne kadar tutarlı yazarsanız, başka bir çalışan kartı açtığında o kadar hızlı anlar.

Her kartta bulunması gerekenler

Şablon not satırı

Örnek metin (kart notu): "PAKET: Lazer - bacak | TOPLAM 6 | YAPILAN 2 (12.03, 09.04) | KALAN 4 | SONRAKİ: pencere [tarih-tarih], planlı 07.05 14:00 | UZMAN TALİMATI: [uzmanın söylediği aralık] | HAZIRLIK MESAJI: gönderildi | PAKET BİTİŞ: [tarih]"

Sağlıkla ilgili ayrıntılar kart notunda tutulmaz

Müşterinin sağlık durumu, kullandığı ilaçlar ya da cilt hassasiyeti gibi bilgiler özel nitelikli kişisel veri sayılabilir. Bunları bu kısa notlarda tutmak yerine salonunuzun kendi bilgi formu ve saklama yöntemi olmalı. Müşteri kartı randevu ve iletişim kaydı için düşünülmüş bir alandır; sağlık kaydı tutmak için kullanmamanızı öneririz. Bu verilerin nasıl alınacağı ve saklanacağı konusunda bir hukuk danışmanından teyit alın.

Paket politikası şablonu

Politikayı yazılı hale getirmek, kaçırılan seans, erteleme ve süre bitimi gibi tartışmaları baştan çözer. Aşağıdaki şablonu kendi koşullarınıza göre doldurun. İade, devir veya cayma gibi konular tüketici mevzuatına bağlı olabilir; bu konulardaki maddeleri yayınlamadan önce bir hukuk danışmanından veya yetkili kuruluştan teyit alın.

Politikada olması gereken başlıklar

Örnek metin (paket politikası): "Paketiniz [bölge/hizmet] için [sayı] seansı kapsar ve [tarih] tarihine kadar geçerlidir. Seanslar arasındaki süre için uzmanımızın talimatına uyunuz. Seansınızı en geç [süre] önceden bildirirseniz ücretsiz erteleyebiliriz; haber verilmeden gelinmeyen seans [sizin tercihiniz: hak sayılır / hak düşmez ancak bir sonraki randevu için bilgi alınır]. Paket kişiye özeldir; devir ve dondurma koşulları için bizimle görüşün. Ödeme ve iade koşulları sözleşmede yazılıdır."

Metni müşteriye ilk satışta yazılı verin ya da imzalatın; iyi niyetli bir sözlü anlaşma, bir ay sonra herkesin hatırladığı bir şey değildir.

Hazırlık ve hijyen bilgilendirmesi

Seans öncesi hazırlık, işlemin türüne göre değişir ve bunu belirleyen sizin uzmanınızdır. Sizin işiniz, uzmanın talimatını doğru ve zamanında müşteriye ulaştırmaktır. Aşağıdaki metinlerde köşeli parantezler uzmanınızın kendi talimatıdır; sağlıkla ilgili hiçbir hazırlık kuralını buradan kopyalamayın.

Nasıl iletilir?

Otomatik hatırlatmalar 48 saat, 24 saat, 2 saat ve 15 dakika kala gider; ancak bunlar standart hatırlatmadır, hazırlık talimatı taşımaz. Hazırlık talimatını kendi telefonunuzdan ya da WhatsApp'tan göndermeniz gerekir. Panelden eklenen randevuda açıklama alanı olmadığı için uzun bilgiyi randevuya iliştiremezsiniz; yazılı hazırlık notunu seans sırasında kâğıt olarak da verebilirsiniz.

Örnek mesajlar

Örnek metin (seanstan iki gün önce): "Merhaba [ad], [tarih] günü [saat]'teki [hizmet] seansınız için hazırlık notumuz: [uzmanın hazırlık talimatı]. Sorunuz olursa yazabilirsiniz. Seansınıza [süre] ayırın."
Örnek metin (seans günü sabahı): "Günaydın [ad], bugün [saat]'te sizi bekliyoruz. Hazırlık talimatınızı uyguladıysanız her şey tamam. Geçmişten bir değişiklik varsa (ör. farklı bir ürün kullanımı) gelmeden önce bize bildirin."
Örnek metin (seans sonrası): "Bugünkü seansınız tamamlandı. Uzmanımızın verdiği bakım önerisine uymanız önemlidir. Bir sonraki seansınız [tarih] için planlandı. Randevunuzu sorgulama sayfasından görebilirsiniz."

Hijyen bilgisi: yaptığınızı yazın

Hijyen konusunda sayfaya veya Instagram'a yalnızca gerçekten uyguladığınız şeyleri yazın. Örneğin "her müşteri için tek kullanımlık malzeme kullanıyoruz" ifadesini ancak bu doğruysa kullanın. Müşteri gelmeden önce neyle karşılaşacağını bilirse güveni artar; abartılı vaat ise tek şikâyette tersine döner. Sağlık beyanlarında bulunmayın ve "tamamen risksiz" gibi ifadeleri kullanmayın.

Kaçırılan seans prosedürü

Çok seanslı bir hizmette kaçırılan seans, tek seferlik hizmetteki kaçırılan randevudan farklıdır: paketin hakkı, zinciri ve sonraki tarihler birlikte etkilenir. Bu yüzden önceden bir akış belirleyin.

Karar ağacı

  1. Müşteri önceden haber verdi mi? Haber verdiyse, bu bir erteleme sayılır; bir sonraki bölümdeki kurallar uygulanır.
  2. Haber vermeden gelmediyse ilk iş iletişime geçmektir. Aynı gün kısa bir mesaj gönderin: tonu suçlayıcı değil, yardımcı olsun.
  3. Müşteri açıklama yaptıysa politikanıza göre karar verin. Politikanız "hak düşmez" diyorsa seansı yeni tarihe yazın; "hak sayılır" diyorsa kart notuna işleyin.
  4. Kayıt tutun. Kart notuna tarihi ve kararı yazın ("13.05 gelmedi, hak sayıldı / sayılmadı").
  5. Yeni seansı yazın. Uzmanın verdiği aralık penceresini aşmamaya dikkat edin; pencere aşılırsa uzmana danışın.
Örnek metin (kaçırılan seans sonrası): "Merhaba [ad], bugünkü seansınıza gelemediğinizi fark ettik. Umarım her şey yolundadır. Yeni bir tarih için bu bağlantıyı kullanabilir ya da bize yazabilirsiniz: [bağlantı]. Seans aralığı konusunda uzmanımızın talimatına uymak önemlidir, bu yüzden en kısa sürede planlamak isteriz."

Tekrarlayan kaçırma

Gelmeyen müşteri sorununa genel bakış için randevuya gelmeyen müşteri yazımıza bakabilirsiniz.

İkinci ya da üçüncü kaçırmada konuşmak gerekir. Müşteri kartından "Engelle" seçeneği vardır ve engellenen numara bir daha online randevu alamaz (Premium'da dahildir; Başlangıç'ta ayrı "Kara Liste" modülü gerekir); ama bu paketli bir müşteri için çok sert bir adımdır. Bunun yerine paketi sürdürmek için bir "teyit koşulu" belirleyebilirsiniz: bir sonraki seans öncesi müşteri telefonla veya mesajla onay verir.

Boşalan saati doldurun

İptal edilen seans saati boş kalmamalıdır. Bekleme listesi özelliğinde dolu güne yazılan müşteri, boşalan saat için iki seçenekten birini seçer. Müşteri "otomatik randevumu al" seçtiyse boşalan saat ona doğrudan onaylı randevu olarak verilir; diğer seçenekte müşteriye haber gider ve 15 dakika geçerli teklif bağlantısıyla onaylar. Böylece kaçırılan seansın zararı yalnızca o müşteriyle sınırlı kalır.

Erteleme ve iptal kuralları

Erteleme, kaçırılan seanstan farklıdır: haber vermiş bir müşteri, saatin boşalması için size zaman tanımıştır. Yine de her erteleme planlı seanslar zincirini etkiler.

Kuralları netleştirin

Ertelemeyi uygulamanın doğru sırası

  1. Önce yeni tarihi takvimde bulun ve randevuyu yeni saate alın.
  2. Ardından kart notunu güncelleyin: "yapılan", "kalan" aynı kalır; yalnızca planlı tarihler değişir.
  3. Sonra zincirdeki diğer planlı seansları gözden geçirin. Seans öne ya da geriye kaydıysa sonraki tarihler uzmanın penceresine uyuyor mu?
  4. Müşteriye yeni tarihleri yazılı olarak bildirin ve gerekirse sorgulama sayfasından kontrol etmesini söyleyin.

Müşteri kendi randevusunu, randevuya en az 15 dakika kalana kadar ve check-in yapmadan online iptal edebilir; bu durumda iptal edilen randevu bağlı Google Takvim'inizden de silinir. İptalin ardından kart notunu güncellemeyi unutmayın.

Haftalık seans kontrol rutini

Hak sayacı olmayan bir düzende kaçan şey sistem değil, takip disiplinidir. Haftada onbeş dakikalık bir kontrol, seans zincirlerinin kopmasını önler.

  1. Önümüzdeki iki haftanın takvimini açın. Her seans randevusunun yanındaki müşteri kartını açıp kalan hak ve planlı tarihlerin uyumunu kontrol edin.
  2. Planlı seansı olmayan aktif paketleri bulun. Kart notunda "kalan" sayısı sıfırdan büyük ama takvimde ileri tarihli seansı yoksa, o müşteriye seans önerin.
  3. Pencere dışına çıkan seanslara bakın. Müşteriyle konuşup tarihleri pencereye çekin.
  4. Kaçırılan veya geç iptal edilen seansları gözden geçirin. Politika uygulandı mı, notlar yazıldı mı?
  5. SMS bakiyesine bakın. Her randevu birkaç SMS harcar; çok seanslı bir müşteri bu hesabı büyütür.

Önemli bir ölçüt de seans zincirinin tamamlanma oranıdır: başlayan paketlerden kaçı son seansa kadar gelir? Bunu sistem sizin için hesaplamaz; kart notlarını ay sonunda sayarak kendiniz bulabilirsiniz.

Bu yöntem ne zaman yetmez?

Elle kart notu tutmak, küçük ve orta ölçekli bir merkez için yeterlidir; ancak sınırı vardır. Aynı anda yüzlerce aktif paketi, çok sayıda uzmanı ve aynı cihazı paylaşan birden fazla odayı yönetiyorsanız not tabanlı düzen hata üretir. Bu durumda Randevu Servisi'ni takvim ve hatırlatma için kullanıp paket bakiyesini ayrı bir tabloda tutmak ya da seans takibine özel bir çözüm aramak daha doğru olabilir. Bu yazıdaki yöntem, "elimde bir sistem var ama paket sayacı yok" diyen işletmeler için bir köprüdür; her ihtiyacı karşılayan bir paket modülü değildir.

Sık sorulan sorular

Randevu Servisi'nde seans paketi tanımlayabilir miyim?

Hayır, seans paketi veya kalan hak sayacı yoktur. Her seans sıradan bir randevudur. Paket bilgisini müşteri kartının not alanında tutar, seansları ilk günden takvime yazarsınız.

Müşteri kaç seansı kaldığını nereden görebilir?

Sistem kalan hakkı göstermez. Müşteri randevu sorgulama sayfasından telefon numarası ve SMS koduyla planlı seanslarını görebilir. Kalan hak sayısını siz söylemelisiniz; kart notu bunun için vardır.

Seansları önceden takvime yazarsam müşteriye hatırlatma gider mi?

Hatırlatmalar onaylanan randevulara gider: 48 saat, 24 saat, 2 saat ve 15 dakika kala. Panelden eklenen randevuda bunun nasıl işlediğini kendi hesabınızda bir deneme randevusu ile görün. Randevu kısa süre önce alındıysa daha uzun pencereli hatırlatmalar atlanır.

Seans aralığını ben mi belirlemeliyim?

Hayır. Seans aralığını uzmanınız belirler; müşteriye de "uzmanın talimatına uyun" deyin. Sistem yalnızca verdiğiniz tarihi takvime yazar ve hatırlatır.

Kaçırılan seans paket hakkından düşer mi?

Bu sizin politikanıza bağlıdır; sistem hak düşümü yapmaz. Haber vermeyen müşteri için kuralı yazılı olarak belirleyin ve her seferinde aynı şekilde uygulayın. İade ve ücret konuları için bir hukuk danışmanından teyit alın.

Paketin ödemesini sistemde takip edebilir miyim?

Finans Yönetimi bölümünde gelir-gider ve alacak kaydı tutabilirsiniz (Premium'da dahil, Başlangıç'ta Gelir-Gider modülüyle); ancak ödeme kaydı ile seans hakkı birbirine bağlı değildir. Randevu sırasında online ödeme veya kapora alınmaz.

Farklı bölgeler için aynı müşteriye nasıl randevu veririm?

Her bölgeyi ya da bölge grubunu ayrı hizmet olarak tanımlayın ve süresini gerçekçi girin. Bir seansta birden fazla bölge işlenecekse toplam süreyi kapsayan ayrı bir hizmet de tanımlayabilirsiniz.

Müşteri hazırlık talimatını unutursa ne yapmalıyım?

Seans gününden önce kendi göndereceğiniz bir mesajla talimatı tekrar edin. Müşteri uymadıysa işleme başlayıp başlamayacağınızı uzmanın kararına bırakın; sağlıkla ilgili kararı satış tarafı vermemelidir.

İlgili Rehberler

Randevu Servisi ile seanslarınızı düzenli tutun

Randevu Servisi, güzellik merkezleri için ücretsiz bir işletme sayfası, takvim, müşteri kartı ve hatırlatma sunar. Seans paketi sayacı yoktur, ama seansları takvime yazma, müşteri kartında not tutma ve onaylanan randevulara 48 saat, 24 saat, 2 saat ve 15 dakika kala hatırlatma gönderme mevcut araçlarla düzenli bir seans akışı kurmanızı sağlar. Kayıt ücretsizdir, randevuyu açmak için paket gerekir.

Önce ücretsiz işletme sayfanızı oluşturun, ardından randevuyu açmak için paketleri inceleyin. Sistem hakkında daha geniş bilgi için online randevu sistemi sayfamıza, salon düzeni için kuaför ve güzellik merkezleri için randevu yönetimi rehberimize bakabilirsiniz.