Oto Servis ve Detailing Randevu Düzeni: Süre, Kapasite, Ek İş Onayı ve Parça Bekleme

Oto servis, bakım ve detailing atölyeleri için randevu düzeni: hizmet süresi ve esneme payı, kapasite hesabı, süreç aşamalarıyla parça bekleme bildirimi, müşteriye bağlantıdan ek iş onayı ve randevusuz gelenle dengeleme.

Oto serviste randevu düzeninin üç ayağı vardır: iş türüne göre gerçekçi süre, bu sürenin üstüne esneme payı ve günün bir bölümünü randevusuz gelen ile acil işe ayırmak. Randevu Servisi bu düzeni hizmet süresi, usta bazlı takvim, tek tek onay ve hatırlatma SMS'leriyle destekler; ayrıca Süreç Yönetimi açıldığında iş kabulden teslime kendi aşamalarınızı ("parça geldi", "hazır" gibi) müşteriye bildirmenizi ve ek işi müşteriye bağlantıdan onaylatmanızı sağlar. Lift ya da peron sayısını ise bilmez. Bu yazıda atölyenizin kapasitesini bu sınırın içinde nasıl yaklaşık ama güvenilir biçimde yöneteceğinizi, süreç aşamalarını nasıl kuracağınızı, parça beklerken müşteriyi nasıl bilgilendireceğinizi ve ek iş için onayı nasıl alacağınızı adım adım anlatıyoruz.

Önce Dürüst Bir Sınır: Sistem Neyi Bilir, Neyi Bilmez?

Randevu defteri ile atölye planı aynı şey değildir. Randevu Servisi'nde bir hizmetin adı, fiyatı, süresi (dakika) ve o hizmeti veren kişi tanımlanır; müşteri hizmeti, kişiyi, günü ve saati seçer, yalnızca boş saatleri görür. Sistem bir ustanın o saatte dolu olup olmadığını bilir.

Bilmediği şeyler de var: kaç lift ya da peronunuz olduğunu, aracın hangi kata girdiğini, parçanın gelip gelmediğini, aracın hazır olup olmadığını. Aşamaları ("parça geldi", "araç hazır") kendiliğinden ilerletmez; siz işaretlersiniz.

Müşteri tarafında ise sandığınızdan fazlası var. Hizmet türü olarak Oto Servis seçiliyse randevu formunda marka, model, yıl, plaka ve şasi no alanları çıkar. Başlangıç ve Premium paketlerinde, Ayarlar'dan fotoğraf kabulünü açarsanız müşteri randevu alırken tek bir fotoğraf (jpeg, png ya da bmp) ekleyebilir. Açıklama alanı ise kısadır: 75 karakter. Müşteri aynı randevuda birden fazla hizmet de seçebilir; süreler toplanır. Bu yüzden aşağıdaki önerilerin bir kısmı sistemin kendisine, bir kısmı da sizin atölyede koyacağınız kurallara dayanır; her bölümde hangisi olduğunu ayırmaya çalıştık.

İş Kabul Akışı: Araç Kapıya Gelmeden ve Geldiğinde

Düzenli bir atölyede iş, aracın kapıya girmesinden önce başlar. Akışı üç parçaya bölmek işi kolaylaştırır.

Randevu anında

Müşteri linkinizden hizmeti seçer, telefonunu yazar, SMS koduyla doğrular. Talep önce beklemede görünür; bekleme listesinden gelen otomatik randevu hariç otomatik onay yoktur, siz onaylayınca müşteriye onay SMS'i gider. Bu küçük duraklama işinize yarar: onaylamadan önce takvime bir kez bakar, forma yazılan marka, model, yıl ve plakaya göz atar, gerekirse müşteriyi arayıp şikayetini sorarsınız.

Form araç bilgisini ve (ayar açıksa) bir fotoğrafı getirir; geri kalanını telefonda sorun:

Araç: formdaki marka, model, yıl ve plakayı doğrulayın; yakıt türü, motor hacmi gibi ayrıntıları gerekiyorsa sorun.
Şikayet ya da istenen iş: "yağ bakımı" ile "motordan ses geliyor" aynı sürede bitmez.
Parça tercihi: parçayı sizin mi getirmenizi istiyor, müşteri mi getirecek?
Aracı kimin bırakacağı: sahibi mi, başka biri mi? Ek iş onayını kim verecek?
Teslim beklentisi: beklemek mi istiyor, bırakıp gidecek mi?

Yanıtların özetini müşteri kartındaki not alanına yazın (panelden randevu eklerken ayrı bir açıklama alanı yoktur; işletme notları kartta tutulur). Kart iletişim bilgisini, notu ve son randevuları tutar, randevu alan herkes kendiliğinden kartlara düşer. Böylece aynı müşteri ikinci kez geldiğinde aracını baştan sormazsınız.

Kapıda teslim alırken

Randevu kaydı, imzalı bir iş emri yerine geçmez. Süreç Yönetimi açıksa kabul sırasında araç fotoğraflarını ve belgeleri de kayda ekleyebilirsiniz (sonraki bölümlere bakın); yine de teslim alırken kâğıt ya da kendi kullandığınız bir form üzerinde şunlar yazılı olsun:

Tarih, saat, araç bilgisi, kilometre.
Müşterinin kendi cümleleriyle şikayet.
İstenen işler ve tahmini tutar aralığı ya da "tespitten sonra bildirilecek" ibaresi.
Ek iş çıkarsa kimin, hangi numaradan, nasıl onay vereceği.
Araçta bırakılan eşya ve mevcut hasarlar (çizik, göçük), mümkünse fotoğrafla.
Müşterinin imzası ya da yazılı onayı.

Bu form hem müşteriyi hem sizi korur: "Zaten çizikti" ya da "Ben bunu istememiştim" tartışmaları yazılı kayıt olmayınca ustanın aleyhine döner.

Müşteri geldiğinde

Müşteri randevusuna check-in yaptığında işletmeye bildirim gider; elleriniz yağlıyken ekrana bakmak yerine yardımcınız ya da kendiniz bildirimi görüp karşılamaya çıkabilirsiniz. Premium'da müşteri gecikeceğini bildirirse yine bildirim alırsınız; o saati başka işle doldurma kararını geç vermemiş olursunuz.

Hizmet Türüne Göre Süre Belirleme ve Esneme Payı

Hizmet süresi Randevu Servisi'nde "ustanın ne kadar dolu olacağı" demektir: 45 dakikalık bir hizmet 10:00'da başlarsa o kişiye 10:45'e kadar başka randevu verilmez. Süre kısa girilirse randevular üst üste biner ve müşteri kapıda bekler; uzun girilirse boş saat kaybolur ve takvim olduğundan dolu görünür.

Süreyi tahminle değil ölçerek bulun

Kendi rakamlarınızla şu yöntemi uygulayın:

Her hizmet için son 10-15 gerçek işin süresini not edin: ustanın gerçekten çalışmaya başladığı saatten işin bittiği saate kadar.
Kayıtları küçükten büyüğe dizin ve en uzun birkaç tanesini ayıklayın; bunlar olağan dışı vakalardır.
Kalan kayıtların en uzununu "taban süre" kabul edin ve hizmeti çoğunlukla bu süreye sığdırın.

Ortalamayı esas almayın. Ortalamayla planlanan bir günde işlerin önemli bir kısmı süresini aşar ve gün boyunca gecikme birikir. Çoğu işi kapsayan taban süre, günlük akışı korur. Birkaç ay sonra aynı kayıtları yenileyin; ustalar hızlandıkça ya da iş çeşidi değiştikçe süre de değişir.

Esneme payı: iş ne kadar belirsizse pay o kadar büyük olmalı

Her iş aynı kesinlikte değildir. Bir yağ ve filtre değişimi hemen hemen hep aynı sürer; arıza teşhisi ise aracı açınca ne çıktığına bağlıdır. Hizmetlerinizi belirsizliğe göre üç gruba ayırıp payı buna göre verin:

Sabit işler: yağ bakımı, filtre değişimi gibi tekrarlı işler. Taban süreye küçük bir nefes payı yeter.
Değişken işler: fren bakımı, silecek ve akü gibi sökme sırasında sürpriz çıkabilen işler. Payı belirgin biçimde büyütün.
Teşhis gerektiren işler: "araç ses yapıyor", "uyarı lambası yandı". Bunu tek hizmet yapmak yerine kısa bir "kontrol ve teşhis" hizmeti tanımlayın; teşhisten sonra asıl onarım için ayrı randevu ya da aynı gün içinde panelden elle eklenen yeni bir kayıt açın.

Teşhis ile onarımı ayırmak ek iş onayı sorununu da kolaylaştırır: müşteri "kontrol" için gelir, yazılı teklifi görüp onarıma sonra karar verir.

Bir hizmeti ne zaman ikiye bölmelisiniz?

Aynı isimle tek hizmet gibi görünen işlerin süresi aracın durumuna göre çok açılıyorsa, ikiye bölün. Örneğin "ön takım kontrolü" ile "ön takım komple yenileme" aynı hizmet değildir. Müşteri hizmet listesinde fiyat ve süreyi görür; işin kapsamı açık yazılırsa randevuda yanlış beklenti oluşmaz. Müşteri aynı randevuda birden fazla hizmet seçebildiği ve süreler toplandığı için küçük hizmetleri ayrı tanımlamak (ör. yağ bakımı, polen filtresi, silecek) işe yarar; yalnızca her birinin süresine ortak hazırlık zamanını ayrı ayrı yüklemeyin, yoksa seçilen hizmetler toplamda gereğinden uzun görünür.

Peron ve Lift Olmadan Kapasiteyi Yaklaşık Yönetmek

Randevu Servisi'nde lift, peron ya da kat kapasitesi alanı yok. Sistem yalnızca ustaların zamanını (çalışma saati, mola, hizmet süresi) takip eder. Bu sınırlama atölye için kullanılmaz demek değil; üç basit kuralla fiziksel kapasiteyi de yaklaşık yönetebilirsiniz.

Kural 1: Ustanın takvimi, işin takvimidir

Premium'da ekip dahildir (Başlangıç'ta personel Ek Personel modülüyle eklenir); herkesin kendi girişi ve takvimi olur, takvimde Filtrele ile tek ustanın günü görülür. Hizmeti hangi ustaların verdiğini tanımladığınızda müşteri sadece o kişilerin boş saatlerini seçer. Usta sayınız lift sayınıza eşit ya da ondan azsa takvim fiziksel kapasiteyi de zaten yansıtır.

Kural 2: Lift sayısı ustadan azsa aynı anda başlayan işi siz sınırlayın

İki lifte üç usta çalışıyorsa sistem aynı anda üç aracın girmesine izin verebilir. Bunu kontrol altında tutmanın sağlam yolu, talebi onaylamadan önce takvime bakmaktır. Onay sizde olduğu için lift gerektiren işlerden aynı saate düşen üçüncüyü onaylamayabilir, müşteriye başka bir saat önerebilirsiniz. Reddettiğinizde randevu iptal olur ve müşteriye bilgi gider; sonrasında telefonla ya da yeniden randevu linkiyle yeni saat verirsiniz. Tek istisna bekleme listesidir: müşteri "otomatik randevumu al" seçtiyse, biri iptal edince boşalan saat doğrudan onaylı randevu olur. Boşalan saat zaten bir ustanın boşalmış saati olduğu için kapasiteyi aşma riski düşüktür, ama lift sınırınız varsa bunu bilerek izleyin.

Kural 3: Lift gerektirmeyen işleri ayrı ustaya bağlayın

Detaylı iç-dış temizlik, akü değişimi, silecek ve ampul gibi çoğunlukla aracı kaldırmayı gerektirmeyen işler ayrı bir ustanın hizmeti olarak tanımlandığında, lift dolu olsa bile bu işler için randevu alınabilir. Lastik sökme-takma ise çoğunlukla aracı kaldırmayı gerektirir; onu lift işi sayın ve planınıza öyle katın. Ustalarınızın hangi işi yaptığını hizmet tanımında açık tutmak bu ayrımı mümkün kılar.

Örnek senaryo (varsayımsal): Atölyede iki lift ve üç usta var. Birinci usta mekanik işlere, ikinci usta fren ve ön takım işlerine bakıyor; üçüncü usta akü, silecek ve detaylı temizlik gibi liftsiz işlerle ilgileniyor. Birinci ve ikinci ustanın hizmetleri sınırlı sayıda ve onayla alınır; üçüncü ustanın işleri yoğun saatte bile randevuya açık kalır. Lift sayısı zaten iki olduğu için ilk iki ustanın aynı anda dolu olması fiziksel sınırı da aşmaz.

Günün Kapasite Planı: Kendi Rakamlarınızla Hesaplayın

Bir günün kaç randevuya açılacağını tahminle değil, şu formülle bulun:

Günlük iş dakikası: usta sayısı x günlük çalışma saati x 60 - mola ve öğle arası dakikaları.
Randevusuz ve acil payı: son iki ayda randevusuz gelen araçların günlük ortalama sayısı x ortalama iş süreleri. Bu payı baştan kenara ayırın.
Randevuya açılabilir dakika: 1. sonuç - 2. sonuç.
Hizmet dağılımı: randevuya açılan dakikayı hizmet türlerine, geçmişte hangi işin ne sıklıkla geldiğine göre paylaştırın.

Çalışma saatleri Randevu Servisi'nde kişi kişi ve haftalık şablon olarak girilir, her gün açık ya da kapalı yapılabilir; öğle arası gibi molalar Zaman Yönetimi'nden eklenir ve mola her gün tekrar eden bir saat aralığıdır (belirli bir güne özel mola yoktur). Müşteri yalnızca açık saatlerdeki boşlukları görür. Randevusuz payına ayırdığınız saatleri mola olarak girmek ya da o ustanın çalışma saatini bilerek kısa tutmak sizin kararınızdır; ama bu her gün geçerli olur. Tek bir güne özel kapatma için ayrı bir tarih kapatma özelliği yoktur: günü kapatırsanız sonraki haftalarda da o gün kapalı kalır.

Haftada bir, Raporlar ekranında (Premium'da dahil, Başlangıç'a Raporlama modülüyle eklenebilir) toplam, bekleyen, iptal ve gerçekleşen randevu sayılarına bakın. İptal sayısı yükseliyorsa süre ya da hatırlatma düzeninizi gözden geçirme zamanı gelmiştir. Bir sınırı bilin: raporlardaki "iptal" iptal edilenlerle "Randevu Gerçekleşmedi" işaretlenenlerin toplamıdır; onaylı randevu başlangıcından yaklaşık 60 dakika sonra kendiliğinden "tamamlandı" olur. Gelmeyen müşteriyi Kontrol Paneli'ndeki bugünün randevularında "Randevu Gerçekleşmedi" düğmesiyle işaretlemezseniz, o müşteri "gerçekleşen" sayısında görünür.

Gün Süren İşler: Seramik Kaplama ve Detaylı Temizlik

Seramik kaplama, boya koruma ve ayrıntılı iç-dış temizlik gibi işler bir ustanın bütün gününü, kimi zaman birkaç gününü alır. Bu işler randevu düzeninizi bozmasın diye şunları yapın:

Süreyi çalışma saatinize sığacak şekilde tanımlayın. Çok günlü işi tek bir hizmet gibi göstermek yerine, ilk gün "araç kabul ve uygulama" olarak tanımlayın. İkinci gün teslim ya da kontrol için yeni bir kaydı panelde boş saate dokunarak elle ekleyin. Sistemin çok uzun süreli hizmeti nasıl kabul ettiğini canlıya almadan önce deneme randevusuyla kontrol edin.
Ustayı o iş boyunca kapatın. Kaplama yapan usta gün boyu o işte kalacaksa başka randevu alamayacağı şekilde süreyi tam girin; yoksa aynı usta başka işe de randevulanır.
Aracı bırakma ve alma saatlerini yazılı verin. Müşteriye "ilk gün sabah şu saatte bırakın, ikinci gün şu saatten sonra alın" bilgisini onay sonrası kendi kanalınızdan da iletin; sistemin hatırlatması yalnızca randevu saati içindir.
Hazırlık ve kuruma süreleri ayrı düşünülsün. Uygulama sonrası beklenmesi gereken süreyi ve aracın korunması gereken koşulları ürünün kendi talimatından alın ve müşteriye aynen aktarın.
Aşamaları süreç yönetimiyle takip edin. "Uygulama yapıldı", "Kuruma bekliyor", "Teslime hazır" gibi aşamalar tanımlarsanız müşteri her adımı kendi randevu sayfasında görür (ayrıntısı sonraki bölümde).
Hava ve ortam payı bırakın. Bu tür işlerde uygulama koşulları değişkendir; bir gün erken teslim sözü vermeyin.

Süreç Yönetimi: İş Kabulden Teslime Aşama Takibi

Randevu Servisi'nde Süreç Yönetimi, bir randevuyu sizin tanımladığınız aşamalarla izlemenizi sağlar. Oto servis için bu, aracın kabulünden teslimine kadar olan yolun müşteriye de görünür olması demektir: "araç kabul edildi", "parça siparişte", "parça geldi", "araç hazır" gibi. Süreç Yönetimi ücretli paketlerde açılabilir; ücretsiz (paketsiz) hesapta kapalıdır.

Nasıl kurulur?

Anahtarı açın. Panelde Ayarlar'daki Süreç Yönetimi anahtarını açın. Randevu sistemi kapalıysa bu anahtar kullanılamaz.
Aşamalarınızı tanımlayın. Panelde Şirket Süreçleri menüsüne girip aşamaları tek tek ekleyin. Her aşamanın bir adı vardır ve iki kutusu vardır: "Müşteri Onayı Gerekli" ve "Bildirim Mesajı Gönder".
Bildirim metnini yazın. Bildirim kutusunu işaretlerseniz o aşamaya geçildiğinde müşteriye gidecek mesajı yazarsınız. Mesaj, müşterinin telefon ülke koduna göre dilde gider; o dilde metin yoksa SMS gitmez. Yabancı müşterileriniz varsa ilgili dil sekmesini de doldurun.

Her aşamaya bildirim açmak zorunda değilsiniz. Bildirimler SMS olarak gider ve işletmenizin SMS bakiyesinden düşer; bu yüzden müşterinin gerçekten merak ettiği geçişlere (parça geldi, araç hazır, ek iş onayı) bildirim koyup iç kullanım aşamalarını (ör. "yıkamada") sessiz bırakın.

Oto servis için örnek aşama listesi

Araç kabul edildi: bildirim kapalı ya da kısa bir "aracınızı teslim aldık".
Teşhis yapılıyor: bildirim kapalı.
Ek iş onayı bekleniyor: "Müşteri Onayı Gerekli" ve bildirim açık.
Parça siparişte: bildirim açık; tahmini tarihi mesaja yazın.
Parça geldi, işlem başladı: bildirim açık.
Araç hazır: bildirim açık.

Aracı kabul ederken

Süreç Yönetimi açıkken panelde yeni kayıt düğmesi "Yeni İş Kabul / Süreç" olarak görünür. İki yoldan biriyle ilerlersiniz: "Anlık İş Kabul (Şimdi)" kapıdan gelen araç içindir, "İleri Tarihli Randevu" ise sonraya yazılan iştir. Kabul kanalı olarak "Elden Teslim (Müşteri Geldi)" ya da "Kargo / Kurye ile Geldi" seçilir; ardından süreç aşaması, süreç notu veya müşteri talebi, ekstra maliyet, kabul fotoğrafları ve belgeler girilebilir. Mevcut bir randevuya sonradan yeni aşama da eklenebilir; aşama eklemek, o aşamanın bildirimini de tetikler.

Bilmeniz gereken bir ayrıntı: elden ya da kargoyla kabul edilen kayıtlarda randevunun kendi onay ve hatırlatma mesajları gitmez; yalnızca bildirimi işaretli aşamanın mesajı gider.

Müşteri ne görür?

Müşteriye, yazdığınız mesaj ve randevu sayfasına giden kısa bir bağlantı SMS olarak ulaşır. Sayfada aşamalar sırayla, varsa açıklama, ekstra maliyet, fotoğraflar ve dosyalar görünür. Onay gerektiren bir aşamada müşteri "onayla" ya da "reddet" der; karar bir kez verilir ve sonra aşamanın yanında onaylandı ya da reddedildi olarak görünür.

Sınırlar

Aşamalar kendiliğinden ilerlemez; parça geldiğinde aşamayı siz eklersiniz ya da değiştirirsiniz.
Karar bir kez verildiği için yanlışlıkla basan müşteri için telefonla teyit etmek iyi olur.
Her bildirim SMS bakiyesinden düşer. Bakiyeniz yetersizse mesaj gitmez; bakiyeyi takip edin.
Müşteri bağlantıyı açmayabilir. Büyük ek işlerde telefonla da haber vermek hâlâ doğru alışkanlıktır.

Parça Bekleme ve Müşteriyi Bilgilendirme

En çok sürtüşme, araç atölyedeyken parça beklenen günlerde çıkar. Müşteri aranmadığı için sinirlenir, siz de her aramada işi bırakıp açıklama yaparsınız. Çözüm, bilgiyi sorulmadan vermektir. Süreç Yönetimi açıksa "Parça siparişte" ve "Parça geldi" aşamalarına bildirim koyarak bunu sistemle yaparsınız; açık değilse ya da özel bir durum varsa kendi telefonunuzdan veya WhatsApp'tan yazarsınız. Aşağıdaki şablonlar iki durumda da işe yarar. Aşama bildirimi yazarken bağlantıyı mesaja eklemeyin; sistem randevu bağlantısını kendisi ekler.

Örnek metin (parça sipariş edildi): Merhaba [Ad], aracınızın [parça adı] için sipariş verdik. Tedarikçiden aldığımız bilgiye göre parçanın [gün] günü atölyeye ulaşması bekleniyor. Parça gelir gelmez size yazacağım; takılması yaklaşık [süre] sürecek. Bu arada aracınızı alıp kullanmak isterseniz haber verin.

Örnek metin (gecikme): Merhaba [Ad], parçanın teslimatında gecikme oldu; yeni tahmini tarih [gün]. Bu tarih de değişirse sizi aynı gün haberdar edeceğim. Beklemek istemezseniz parçayı farklı tedarikçiden getirtme seçeneğimiz var; fiyat ve süre farkını yazılı iletirim.

Örnek metin (araç hazır): Merhaba [Ad], aracınız hazır. [Saat] ile [saat] arasında teslim alabilirsiniz. Yapılan işlerin ve değişen parçaların listesi faturayla birlikte hazır olacak. Eski parçaları görmek isterseniz ayırdım.

Üç kural işe yarar: söz verdiğiniz tarihi mesajın ilk satırına koyun; tahmin değişirse aynı gün yazın; mesajın sonunda müşterinin bir karar vermesi gerekiyorsa bunu açıkça sorun.

Ek İş Çıktığında Müşteriden Onay Almak

Araç lifte açıldıktan sonra yeni bir sorun çıkması olağandır. Sorun, bu sorunu müşteriye söylemeden yapmak ya da yalnızca sözlü onayla yetinmektir. İki yol var; Süreç Yönetimi açıksa birincisini, değilse ikincisini kullanın.

Yol 1: Sistem üzerinden onay (Süreç Yönetimi açıkken)

Şirket Süreçleri'nde "Ek iş onayı" gibi bir aşama tanımlayın; "Müşteri Onayı Gerekli" ve "Bildirim Mesajı Gönder" kutularını işaretleyin.
Sorunu fotoğraflayın. Randevuya bu aşamayı ekleyin: açıklamaya yapılacak işlemi ve parça türünü yazın, ekstra maliyet alanına tutarı girin, fotoğrafı ve varsa teklif belgesini ekleyin.
Müşteriye SMS ve bağlantı gider. Müşteri sayfada açıklamayı, tutarı ve fotoğrafı görür, "onayla" ya da "reddet" der.
Karar randevuda görünür. Onay gelmeden ek işe başlamayın; ret geldiyse aracı mevcut haliyle hazırlayın.

Örnek metin (ek iş aşama mesajı): Merhaba, aracınızı açınca ek bir sorun gördük. Önerdiğimiz işlem, tutar ve fotoğraflar bağlantıdadır. Lütfen sayfadan onaylayın ya da reddedin; kararınızı bekliyoruz. Sorunuz olursa bizi arayabilirsiniz.

Büyük tutarlı ya da güvenlikle ilgili işlerde, bağlantıyla birlikte müşteriyi arayıp konuşmak yine iyi bir alışkanlıktır.

Yol 2: Yazılı mesajla onay (Süreç Yönetimi kapalıyken)

İşi durdurun ve sorunu fotoğraflayın ya da kısa bir video çekin.
Müşteriyi arayın; hemen ulaşamazsanız mesaj yazın.
Yazılı mesajda sorunun adını, önerdiğiniz işlemi, parça türünü, tahmini tutarı ve teslim süresine etkisini yazın.
Müşterinin yazılı cevabını bekleyin ("onaylıyorum" ya da "yapmayın").
Cevabı iş emrine ve müşteri kartının notuna işleyin.

Örnek metin (ek iş onayı, kendi mesajınız): Merhaba [Ad], aracınızı açınca [parça/bölge] için ek bir sorun gördük: [kısa tarif]. Önerimiz [işlem]. Tahmini ek tutar [tutar], teslim süresine etkisi [süre]. Onaylıyorsanız bu mesaja "onaylıyorum" yazmanız yeterli; onaylamazsanız aracı mevcut haliyle hazırlayacağız. Fotoğraf ektedir.

Güvenlikle ilgili bir sorun varsa (fren, direksiyon, süspansiyon, lastik gibi) bunu açıkça yazın ve müşterinin onaylamaması halinde aracın bu haliyle kullanımının riskli olabileceğini belirtin. Müşteri yine de yapmamayı seçerse bunu yazılı kayda geçirin.

Telefon Trafiğini Azaltma

Amaç telefonu kapatmak değil, işi bölen aramaların sayısını düşürmektir. Aramaların çoğu üç soruya iner: "Yarın boş yeriniz var mı?", "Şu iş kaç saat sürer?", "Açık mısınız?". Bunların hepsi randevu sayfasında cevaplanabilir: boş saatler, hizmetin süresi ve fiyatı ve çalışma saatleri orada görünür.

Linki her yerde paylaşın. Kurulumda link, QR kodu ve yazdırılacak plaket (PDF) hazır gelir. Plaketi kapıya, bekleme alanına ve tezgaha asın; Instagram, WhatsApp ve Google profiline linki koyun.
Telefonda kısa bir kalıp kullanın. "Randevu için size bir link yollayayım, boş saatleri görüp kendiniz seçersiniz." Sonra linki gönderin. Konuşma yarım dakikada biter.
Sık sorulan soruları bekleme alanına yazın. Süre, ödeme biçimleri, bekleme/bırakma ayrımı gibi.
Telefonla gelen randevuyu yine de deftere yazın. Panelde "+" ile müşteri seçilir (kayıtlı değilse Yeni Müşteri Oluştur), personel ve hizmet seçilir, Kaydet'e basılır. Web'den ve telefonla gelen aynı takvimde toplanır, çifte randevu olmaz.

Yeni talep işletmeye SMS ve e-postayla bildirilir ve panelden tek dokunuşla onaylanır. Bu sayede telefona bakamadığınız saatlerde bile talep kaybolmaz.

Randevusuz Gelenle Randevuluyu Dengelemek

Sanayide kapıdan "Abi, bakıverir misin?" diye giren müşteri gerçektir ve bu müşteriyi tamamen çevirmek çoğu atölye için gerçekçi değildir. Mesele iki grubu birbirine zarar vermeden aynı gün içinde yürütmektir.

Dijital sıra tam bu iş içindir ve Başlangıç ile Premium paketlerinde vardır. Randevusuz gelen müşteri QR'ı okutur; sıra almak için telefonuna 6 haneli bir doğrulama SMS'i gider ve bu SMS işletmenizin SMS bakiyesinden düşer (bakiye yoksa sıra da alınamaz). Kodu girince sıra numarasını, önündeki kişi sayısını ve tahmini beklemeyi görür. Numara alındıktan sonra çağrı ya da durum SMS'i gitmez; müşteri durumu sıra sayfasından izler, aynı tarayıcıda sayfayı yeniden açtığında aktif numarası görünür.

Siz "Sıradakini Çağır" dersiniz. Çağrılan müşteri, işletme ayarındaki süre içinde (varsayılan 10 dakika) hazır olmazsa numarası otomatik "Gelmedi" olur; bilet gün sonunda da geçersiz kalır. Bu yüzden müşteriye "çok uzaklaşmayın, sayfayı açık tutun" deyin: sırasını kaybedebilir. Sistemin sıra ile takvimi kendiliğinden birleştirdiğini varsaymayın; kuralı siz koyun ve görünür yere yazın. Süreç Yönetimi açıksa kapıdan gelen aracı "Anlık İş Kabul" ile doğrudan kayda alıp aşamalarıyla da izleyebilirsiniz.

İşe yarayan bir kural örneği:

Sabah saatlerinin bir bölümü yalnızca randevuya, öğleden sonraki bir bölümü sıraya ayrılır.
Randevulu müşteri saatinde geldiyse sırayı bekleyen araç varsa bile öne alınır; çünkü randevu sözü vermiştir.
Sıradaki işin 30 dakikayı geçeceği belliyse müşteriye baştan söylenir, isterse randevu alması önerilir.
Kapıya "Bugün sıra numarası alarak bekleyebilirsiniz; randevulu müşterilerimiz önceliklidir" yazısı asılır.

Gelmeyen ve Unutan Müşteri (No-Show) Konusu

Lifte hazırlanmış, parçası siparişte olan bir randevuya müşterinin gelmemesi, düz bir berber randevusundan daha pahalıdır. Hatırlatma yalnızca onaylanan randevulara gider: 48 saat, 24 saat, 2 saat ve 15 dakika kala. Aynı gün alınan randevuya "24 saat kaldı" mesajı gitmez; randevu kısa süre önce alınmış ya da onaylanmışsa daha uzun pencereli hatırlatmalar atlanır (örneğin bir saatten az kala onaylanan randevuya hiç hatırlatma gitmeyebilir). Müşterinin e-postası varsa hatırlatma e-posta ile de gider; WhatsApp izni vermiş müşteriye hatırlatma WhatsApp'tan gider. WhatsApp modülü Premium'da dahildir, Başlangıç'ta ayrı ücretlidir ve mesaj ücretini doğrudan Meta'ya ödersiniz.

Mesajlar SMS bakiyenizden düşer ve bir randevu birkaç SMS harcar: doğrulama kodu, talep alındı, onay, hatırlatmalar. Bu yüzden SMS bakiyenizi takip edin. Bakiye biterse müşteri randevu alamaz. Müşteri randevuya en az 15 dakika kalana kadar ve check-in yapmadan online iptal edebilir; saat boşalır. Bekleme listesine yazılmış biri varsa iki yol vardır: müşteri "otomatik randevumu al" seçtiyse boşalan saat doğrudan onaylı randevu olur; seçmediyse ona haber gider, teklif bağlantısı 15 dakika geçerlidir ve müşteri onaylarsa randevu doğrudan onaylanır.

Gelmeyen müşteriyi sistem kendiliğinden "gelmedi" yapmaz: onaylı randevu, başlangıcından yaklaşık 60 dakika sonra otomatik "tamamlandı" olur. Gelmeyeni Kontrol Paneli'ndeki bugünün randevularında "Randevu Gerçekleşmedi" düğmesiyle işaretleyin; yoksa raporlarınızdaki "gerçekleşen" sayısı gelmeyenleri de içerir ve gelmeme oranınızı gerçekten düşük görürsünüz.

Tekrar eden gelmeyen müşteri için müşteri kartından Engelle seçeneği vardır; engellenen numara bir daha online randevu ve sıra alamaz. Engelle, Premium'da dahildir; Başlangıç'ta ayrı Kara Liste modülüyle eklenir (fiyat için paketler sayfası). Başka numarayla gelen kişi engellenmez, ama panelden yine randevu verebilirsiniz. Karar sizde kalır. Daha geniş bakış için randevuya gelmeyen müşteri yazımıza bakabilirsiniz.

Google Haritalar Profili: Arayanı Randevuya Yönlendirin

Yolda kalan ya da bakım zamanı gelen sürücü çoğu zaman önce haritada arar. Profilinizde güncel çalışma saati, telefon, hizmet listesi ve randevu bağlantısı olması aramayı randevuya çevirir. Randevu sayfasının linkini, profilinizde web sitesi ya da randevu bağlantısı için ayrılan alana koyun. Kendi işletme sayfanız randevuservisi.com/isletme-adi biçimindedir ve sonradan değişmez.

Örnek metin (profil açıklaması): [Mahalle/ilçe] [Sanayi Sitesi]'nde periyodik bakım, fren ve ön takım, klima bakımı ve detaylı temizlik yapıyoruz. Randevu için aşağıdaki bağlantıdan hizmeti, günü ve saati seçebilirsiniz; randevusuz gelenler için sıra numarası QR kodu girişte. Çalışma saatlerimiz güncel olarak profilde yer alır.

Profilde yanlış çalışma saati bırakmayın; bayram ve tatil günlerinde güncelleyin. Aksi halde kapalı kapıya gelen müşteri hem sizi kötü yorumlar hem tekrar aramaz. Google aramalarında öne çıkmayla ilgili ayrıntılar için Google Haritalar rehberimize göz atın.

Yoğun Sezonlarda Düzeni Koruma

Oto bakım işinin takvimi mevsime göre dalgalanır: lastik değişim haftaları, kış öncesi akü ve antifriz kontrolü, yaz öncesi klima bakımı, uzun tatil ve bayram öncesi yola çıkış bakımları. Kendi son iki yılın kayıtlarına bakarak hangi haftaların dolu geçtiğini yazın ve şunları yapın:

Erken duyurun. Yoğun haftaya gelmeden linki ve QR kodunu öne çıkarın; müşteri boş saati görmeden telefona sarılmasın.
Süreleri kısaltmayın. Yoğunlukta süreyi kısa girmek cazip görünür ama gecikme zinciri başlatır.
Mola ve çalışma saatini planlı değiştirin. Uzatılmış mesai varsa çalışma saatini kişi kişi güncelleyin.
Kapasiteyi önceliklendirin. Kısa sürede biten, aynı iş tekrarlayan hizmetleri (ör. lastik takımı) toplu saatlere alın.
Müşteriye erken mesaj gönderin. Eski müşterilerinize sezon başında "yer ayırtmak için linkimiz şu" diye kendi kanalınızdan yazın.

Lastik sezonuna özel plan için lastik değişim sezonu yazımız yardımcı olur.

Sık Yapılan Hatalar ve Çözümleri

Süreyi kısa girmek. Sonuç: üst üste binen araçlar. Çözüm: ölçülen taban süreyi girin.
Her talebi anında onaylamak. Sonuç: lift sayısını aşan randevular. Çözüm: onaydan önce takvime ve lift durumuna bakın.
Telefonla gelen randevuyu deftere değil kâğıda yazmak. Sonuç: çifte randevu. Çözüm: panelde "+" ile kaydedin.
Ek işi sözlü onayla yapmak. Sonuç: fatura tartışması. Çözüm: yazılı onay.
Google Takvim'e elle yazdığınız etkinliğin sisteme yansıyacağını sanmak. Google Takvim bağlantısı tek yönlüdür: onaylanan randevular Google Takvim'e yazılır, iptal olan oradan silinir; ama Google Takvim'e kendi eklediğiniz etkinlik sistemde saati kapatmaz. Özel saatleri Zaman Yönetimi'nde çalışma saati ya da mola olarak ayarlayın. Ustanız kendi Google hesabını bağladıysa randevu yalnızca onun takvimine düşer. Etkinliğe müşteri adı ve hizmet adı yazıldığı için bu takvimi başkalarıyla paylaşmayın.
Gelmeyen müşteriyi işaretlememek. Sonuç: raporlarda gelmeyen de "gerçekleşen" görünür. Çözüm: "Randevu Gerçekleşmedi" düğmesine basın.
SMS bakiyesini unutmak. Sonuç: müşteri randevu alamaz, aşama bildirimleri ve sıra kodları gitmez. Çözüm: bakiyeyi haftalık kontrol edin, ek paketi önceden alın.

Sık Sorulan Sorular

Atölyemin iki lifti var; Randevu Servisi bunu takip eder mi?

Hayır, lift ya da peron sayısını takip eden bir alan yok. Sistem yalnızca ustaların çalışma saatlerini ve hizmet sürelerini bilir. Fiziksel kapasiteyi yönetmek için talepleri onaylamadan önce takvime bakmanız ve lift gerektirmeyen işleri ayrı ustaya bağlamanız gerekir.

Müşteri randevu alırken araç modelini, plakayı ve fotoğrafı girebilir mi?

Evet, koşullu olarak. Hizmet türünüz Oto Servis seçiliyse form marka, model, yıl, plaka ve şasi no alanlarını gösterir. Başlangıç ve Premium paketlerinde Ayarlar'dan fotoğraf kabulünü açarsanız müşteri tek bir fotoğraf ekleyebilir. Açıklama alanı 75 karakterle sınırlıdır; uzun arıza anlatımı için müşteriyi arayın ya da mesajlaşın, önemli kısmı müşteri kartının notuna yazın.

Randevular otomatik onaylanır mı?

Hayır; tek istisna bekleme listesidir (müşteri "otomatik randevumu al" seçtiyse boşalan saat doğrudan onaylı randevu olur). Diğer taleplerde talep önce beklemede görünür, siz onaylarsınız; onaylayınca müşteriye onay SMS'i gider, reddederseniz randevu iptal olur ve müşteriye bilgi gider. Saatine kadar onaylanmayan talep sistemce iptal olur, bu yüzden bekleyen talepleri gün içinde kontrol edin.

Seramik kaplama gibi birkaç gün süren işleri nasıl takvime yazarım?

Her günü için o ustanın çalışma saatine sığan ayrı bir kayıt açmak en güvenli yoldur. Panelde gün görünümünde boş saate dokunarak elle randevu ekleyebilirsiniz. Çok uzun tek bir hizmet süresinin sistemde nasıl davrandığını canlıya almadan önce deneme randevusuyla görün.

Parça bekleyen araç için müşteriye sistem mesaj atar mı?

Süreç Yönetimi açıksa evet, ama kendiliğinden değil: "Parça geldi" ya da "Araç hazır" gibi aşamaları siz tanımlar, bildirim kutusunu işaretler ve aşamayı randevuya eklediğinizde müşteriye SMS gider. SMS işletmenizin bakiyesinden düşer. Süreç Yönetimi kapalıysa bu bilgilendirmeleri kendi telefonunuzdan yazarsınız.

Ek işi müşteri sistem üzerinden onaylayabilir mi?

Evet. "Müşteri Onayı Gerekli" işaretli bir aşama eklediğinizde müşteri SMS'teki bağlantıdan açıklamayı, ekstra maliyeti ve fotoğrafları görür, onaylar ya da reddeder. Karar bir kez verilir; büyük işlerde ayrıca telefonla teyit etmek iyi olur.

Süreç Yönetimi her pakette var mı?

Ücretli paketlerde açılabilir; paketsiz hesapta kapalıdır. Hangi paketin size uygun olduğuna paketler sayfasından bakın.

Randevusuz gelenler için ayrı bir düzen kurabilir miyim?

Evet. Başlangıç ve Premium paketlerinde dijital sıra vardır: müşteri QR kodunu okutur, sıra numarasını ve önündeki kişi sayısını görür, siz "Sıradakini Çağır" dersiniz. Sıra almak için telefona doğrulama SMS'i gider (bakiyenizden düşer); numara alındıktan sonra çağrı SMS'i gitmez, müşteri durumu sayfadan izler. Çağrılan müşteri belirlenen süre içinde (varsayılan 10 dakika) gelmezse numarası otomatik "Gelmedi" olur. Randevulu ve sıralı müşteriler arasındaki öncelik kuralını siz belirler ve yazılı olarak duyurursunuz.

Ekibim var, hangi paket uygun?

Tek kişiyseniz Başlangıç, ekip varsa Premium uygun olur; ekip Premium'da dahildir, herkesin kendi girişi ve takvimi bulunur. Başlangıç'ta yalnızca işletme sahibi vardır ve personel Ek Personel modülüyle eklenebilir. Güncel fiyatlar için paketler sayfasına bakın.

Eski müşteri listemi aktarabilir miyim?

Evet. Eski rehberinizi VCF ya da CSV dosyası olarak aktarabilirsiniz; aynı numara iki kez eklenmez. Rehber telefondan tek dokunuşla çekilmez, önce dosya olarak dışa aktarmanız gerekir.

İlgili Rehberler

Atölyenizi Randevu Servisi ile Düzene Sokun

Randevu Servisi oto servis, lastik, detailing ve bakım atölyeleri için hizmetlerinizi, çalışma saatlerinizi ve iletişim bilgilerinizi gösteren ücretsiz bir işletme sayfası sunar; randevuyu açmak için bir paket gerekir. Önce randevu sistemini inceleyin, ücretsiz işletme sayfanızı oluşturun ve paketleri inceleyin. Takvim ve ekip özelliklerini ayrıntılı görmek için randevu programı sayfasına da göz atabilirsiniz.