Diyetisyen, Psikolog ve Danışmanlar İçin Seans ve Randevu Yönetimi Rehberi

Seans sırasında çalan telefondan iptal ve gelmeme politikasına, tampon süreden danışan gizliliğine kadar bağımsız çalışan uzmanın gün planı. Online görüşme linki, hatırlatma ve kriz notu şablonlarıyla.

Tek başına çalışan bir diyetisyen, psikolog ya da danışman için seans yönetiminin özü şudur: seansın sırasında telefon çalmamalı, danışan sizi aramadan kendi randevusunu alabilmeli, seanslar arasında nefes alacak boşluk kalmalı ve iptal, gelmeme ve gizlilik gibi konular önceden yazılı olmalıdır. Randevu Servisi bu düzenin takvim, onay ve hatırlatma kısmını üstlenir; politikalar, gizlilik ve kriz sınırları ise sizin mesleki kararınızdır. Bu rehberde ilk görüşme akışından tampon süreye, iptal politikası şablonundan online görüşme linkine, danışan notlarından haftalık düzene kadar bağımsız çalışan bir uzmanın ihtiyaç duyacağı her şeyi sırasıyla ele alıyoruz.

Seans sırasında telefon sorunu

Danışmanlıkta telefonun seans sırasında çalması iki zarar verir: danışanın odağı ve güveni bozulur, ayrıca arayan kişi cevap alamayınca başka bir uzmana yönelir. Karşınızda kendi sorununu anlatan biri varken bir arama göz ucuyla bile görülse, o anın mahremiyeti zedelenir.

Çözüm: telefonu seanstan çıkarın, kanalı linke taşıyın

Seans boyunca telefon sessiz ve ekran kapalı olsun. Titreşim bile fark edilir; mümkünse telefonu masada değil çantada tutun.
Sabit geri arama saatleri belirleyin. Örneğin seanslar arasında iki sabit zaman dilimi. Danışanlarınıza bunu önceden söyleyin: "Seans sırasında telefonuma bakmıyorum, aramalarıma gün içinde sabit saatlerde dönerim."
Yeni danışana linki verin. Randevu Servisi'nde danışan sizi aramadan hizmet, gün ve saat seçer, telefonuna gelen kodu yazar ve talebi size ulaşır. Böylece ilk teması telefona bağlı olmaktan çıkarırsınız.
Telefonla gelen randevuları panele işleyin. Panelde "+" ile yeni randevu ekleyip müşteri kayıtlı değilse Yeni Müşteri Oluştur'u seçin; web'den ve telefondan gelenler aynı takvimde toplanır.

Örnek metin (sesli mesaj veya WhatsApp otomatik yanıtı): "Merhaba, şu an seansta olduğum için telefona bakamıyorum. Randevu için bağlantıyı kullanabilirsiniz: [bağlantı]. Mevcut danışanlarım için geri dönüş saatlerim [saatler] arasındadır. Acil bir durumda 112'yi arayın."

Ne zaman tamamen telefona kapanmayın: Telefonla ulaşmayı tercih eden danışanlarınız varsa linki yavaş yavaş tanıtın. Her görüşmenin sonunda "bir sonraki randevunuzu bağlantıdan da alabilirsiniz" demeniz yeterlidir.

Hizmetleri nasıl tanımlayın

Danışman takvimi tek tip randevudan oluşmaz. İlk görüşme, takip seansı ve online görüşme farklı süre ve çoğu zaman farklı ücret taşır. Randevu Servisi'nde bir hizmet, ad, fiyat, süre (dakika) ve hizmeti veren kişiden oluşur; hizmetin fiyatı ve süresi danışanın randevu ekranında görünür.

Önerilen hizmet kurgusu

İlk görüşme: Daha uzun ve tanışma ağırlıklıdır; ayrı hizmet olarak tanımlayın ve süresini takip seansından uzun tutun.
Takip seansı: En sık kullanılan hizmettir; süresi seans uzunluğunuz artı tampondur (aşağıda).
Online görüşme: Yüz yüze ile aynı süredeyse ayrı tanım gerekmez, ama farklı bir ücret ya da süre uyguluyorsanız ayrı tanımlayın. Görüşme linki, işletme türünüz buna açıksa randevu başına elle girilerek randevuya eklenir (ayrıntı "Online görüşme linki" bölümünde).

Hizmet adlarında dikkatli olun: ad, danışanın randevu ekranında, işletme sayfanızda ve Google Takvim etkinliğinde görünür (otomatik SMS hatırlatmasında ise yalnızca işletme adınız ve tarih geçer, hizmet adı geçmez). "Görüşme" gibi nötr ifadeler "[belirli bir şikâyet] terapisi" gibi ifadelerden daha mahremiyet dostudur.

İlk görüşme akışı

İlk görüşme, hem danışanın sizi tanıdığı hem de çalışma çerçevesinin kurulduğu andır. Aşağıdaki akış, ilk temasın belirsizliklerini azaltır.

Danışan talebi bırakır. Hizmet, gün ve saati seçip telefonunu yazar, SMS kodunu girer. Talebi "beklemede" görünür.
Talebi siz inceleyin. Talepler otomatik onaylanmaz; her talebi siz onaylarsınız (tek istisna, bekleme listesine yazılıp "otomatik randevumu al" diyen danışandır). Alanınıza uygun olmayan bir talepse nazik bir dille başka bir uzmana yönlendirin. Reddederseniz randevu iptal olur ve danışana bilgi gider; bu yüzden reddetmeden önce kısa bir mesajla durumu açıklamak daha saygılıdır.
Onaylayın. Onay SMS'i danışana gider. Saatine kadar onaylanmayan talep sistemce iptal olur, bu yüzden bekleyen talepleri günde en az bir kez kontrol edin.
Hatırlatmalar gider. Onaylanan randevuya 48 saat, 24 saat, 2 saat ve 15 dakika kala hatırlatma gider.
Hazırlık bilgisini gönderin. Neyi getirmesi gerektiğini, seansın süresini ve nerede olacağını kendi mesajınızla bildirin (örnek metin aşağıda).
İlk seansta çerçeveyi kurun. Süre, ücret, iptal politikası, gizlilik, iletişim kanalları ve acil durum sınırlarını anlatın.
Bir sonraki randevuyu seans bitmeden yazın. Danışan çıkmadan bir sonraki görüşmeyi panelden takvime ekleyin. Panelden yazılan her randevu için talep alındı, onay ve hatırlatma SMS'leri gidebilir ve SMS bakiyenizden düşer; birçok seansı birden yazacaksanız bakiyeyi buna göre planlayın.

Örnek metin (ilk görüşme öncesi): "Merhaba [ad], [tarih] günü [saat]'teki ilk görüşmemize [adres/online bağlantı] üzerinden hazırız. Görüşme yaklaşık [süre] sürecek. Getirmenizi istediğim bir şey varsa [varsa belgeler/liste]. Gelemeyecek olursanız lütfen [süre] öncesinden haber verin. Görüşmek üzere."

Seanslar arası tampon süre

Seanslar arasında boşluk bırakmamak, günü sıkışık ama verimsiz yapar. Not almak, bir sonraki danışana hazırlanmak, ara vermek ve geç gelen danışanı tolere etmek için tampona ihtiyacınız vardır. Tampon yoksa gecikme günün sonuna kadar birikir.

Tamponu sisteme nasıl yansıtırsınız

Randevu Servisi'nde hizmetin süresi, uzmanın ne kadar dolu olacağıdır: 45 dakikalık bir hizmet 10.00'da başlarsa o kişiye 10.45'e kadar başka randevu verilmez. Bu nedenle tamponu hizmet süresine eklersiniz. Seansınız elli dakikaysa ve sonrasında onbeş dakikalık bir ara istiyorsanız hizmet süresini altmış beş dakika olarak girin. Danışan hizmet süresini randevu ekranında göreceği için hizmet adına gerçek seans süresini yazarak bunu netleştirin: "Bireysel görüşme (50 dk seans)". Bu rakamlar yalnızca örnektir; süreyi kendi mesleki uygulamanıza göre belirleyin.

Tampon nasıl ayarlanmalı?

İlk görüşme sonrasında daha uzun tampon bırakın. Çünkü ilk görüşme not alma yükü ve sonraki seanslara hazırlık gerektirir.
Zor seanslar sonrasında nefes alın. Yoğun duygusal içerikli seanslardan sonra boş bir aralık, sonraki danışana odaklanmanızı kolaylaştırır.
Öğle arası ve idari molayı Mola ekranına yazın. Müşteri yalnızca çalışma saatlerindeki boşlukları görür; mola saatleri kapalı kalır.
Süreyi gözden geçirin. Sürekli gecikiyorsanız süre kısa, sürekli erken bitiyorsa fazladır. Kısa girilirse randevular üst üste biner, uzun girilirse boş saat kaybolur.

Tek kişilik uzmanın gün planı

Bağımsız çalışan uzman aynı anda hem klinisyen hem sekreter hem muhasebecidir. Gün planını bu üç rolü ayıracak şekilde kurun, yoksa idari işler seansın içine taşar.

Örnek gün düzeni

Sabah idari blok: Seans başlamadan önce kısa bir süre. Bekleyen talepleri onaylayın, günün listesine bakın, dünkü notları tamamlayın.
Birinci seans bloğu: Seanslar tamponlu şekilde peş peşe.
Öğle arası: Mola ekranından kapalı.
İkinci seans bloğu: Öğleden sonra seansları.
Akşam kapanış bloğu: Notları kapatın, yarının listesine ve hatırlatmalara bakın, gelen mesajlara yanıt verin.

Zaman Yönetimi ile özel saatlerinizi koruyun

Randevu Servisi çalışma saatlerini kişi kişi, her gün açık veya kapalı olarak girmenizi sağlar. Haftanın bir yarım günü seans dışı bırakmak isterseniz (eğitim, süpervizyon, yazışma günü) o saatleri çalışma saati dışında tutun. Kapalı saatlerde danışan randevu alamaz.

Google Takvim tek yönlüdür

Onaylanan randevular Google Takvim'inize kendiliğinden yazılır; iptal edilen randevu oradan silinir. Ancak yön tektir: Google Takvim'e kendi eklediğiniz bir etkinlik (özel randevunuz, çocuğunuzun okul toplantısı) Randevu Servisi'nde o saati kapatmaz. Dolayısıyla özel saatlerinizi Google Takvim'e değil, Zaman Yönetimi'nde çalışma saati veya mola olarak ayarlayın. Bu, danışanın o saate randevu almasını engeller. Zaman Yönetimi haftalık bir şablondur: tek seferlik bir tarihi kapatma yoktur, bir günü kapatırsanız sonraki haftalarda da kapalı kalır; tek seferlik bir engel için o haftaya özel saati geçici daraltıp sonra geri almanız gerekir. Personel kendi aktif Google hesabını bağlamışsa etkinlik yalnızca onun takvimine yazılır, sahibin takvimine yazılmaz. Bağlantıyı kapatırsanız yeni ve değişen randevular yazılmaz; daha önce yazılmış etkinlikler takviminizde kalabilir, gerekirse kendiniz silin. Danışan da isterse randevu detay sayfasından "Takvime ekle" ile kendi takvimine ekleyebilir. Eşitlemenin ayrıntıları için Google Takvim ile eşitleme yazımıza bakabilirsiniz.

İptal ve gelmeme politikası şablonu

Seans saati yeniden satılamayan bir saattir; haber vermeyen danışan hem geliri hem günün düzenini etkiler. Ancak danışmanlıkta iptal ve gelmeme konusu, diğer hizmetlere göre daha hassastır: danışanın yaşadığı kriz, korku ya da istikrarsızlık seansın kaçırılmasının nedeni olabilir. Politikanız bu hassasiyeti yansıtmalıdır.

Politikada bulunması gerekenler

İptal bildirim süresi: Danışan seanstan en az ne kadar önce haber vermeli?
Gelmeme durumu: Haber verilmeden gelinmezse ne olur?
Geç kalma: Geç gelen danışanın seansı kısalır mı? Süre kısalırsa ücret nasıl etkilenir?
Yeniden planlama: Hangi koşulda ücretsiz ertelenebilir?
İletişim: Danışan değişikliği nasıl bildirmeli (telefon, mesaj, randevu sorgulama sayfası)?

Ücret yansıtma: hukuki teyit gerektiren bir tercih

Gelmeyen veya geç iptal eden danışandan ücret alıp almamak, mesleki etik, tüketici mevzuatı ve sözleşme koşullarına bağlı bir karardır. Randevu Servisi'nde randevu sırasında online ödeme veya kapora alınmaz; dolayısıyla bu tahsilatı salonunuzun kendi yöntemiyle yaparsınız. Ücret yansıtmayı politikaya koymadan önce bağlı olduğunuz meslek kuruluşunun etik ilkelerini ve bir hukuk danışmanının görüşünü alın. Burada kesin bir hüküm verilmemektedir.

İki farklı politika yaklaşımı

Yumuşak yaklaşım: Ücret yansıtılmaz; ilk gelmemede uyarı, ikincisinde bir sonraki randevu için teyit koşulu. Danışan portföyünüz hassassa uygun olabilir.
Sıkı yaklaşım: Belirli bir süreden sonraki iptal veya gelmeme durumunda ücret talep edilir. Bunun yazılı olarak ilk görüşmede kabul edilmesi, hukuki teyitle birlikte önem taşır.

Örnek metin (yumuşak sürüm): "Seansınızı değiştirmeniz gerekirse lütfen en az [süre] önceden bildirin; böylece saatiniz başka bir danışana açılabilir. Haber verilmeden gelinmeyen seans durumunda sizinle iletişime geçerim. Üst üste gelmeme olursa yeni randevu için önceden teyit isteyebilirim. Zor bir dönemden geçiyorsanız bunu bana söylemeniz yeterlidir; birlikte çözüm buluruz."

Örnek metin (ücret içeren sürüm, hukuki teyitten sonra kullanın): "Seansınızı en geç [süre] önceden iptal etmezseniz [koşul] uygulanır. Bu koşul ilk görüşmede size sözlü ve yazılı olarak bildirilmiş ve kabul edilmiştir."

Kara listeyi danışanlarda dikkatli kullanın

Gelmeyen müşteri sorununa genel bakış için randevuya gelmeyen müşteri yazımızı okuyabilirsiniz.

Müşteri kartından "Engelle" seçeneği vardır; engellenen numara bir daha online randevu alamaz, ancak siz panelden yine randevu verebilirsiniz. Bu özellik Premium'da dahildir; tek kişilik çalışırken seçeceğiniz Başlangıç paketinde ayrı "Kara Liste" modülüyle eklenir. Danışmanlıkta bu seçeneği yalnızca açık kötüye kullanım durumunda düşünün. Düzensiz gelen danışanla önce konuşun; iletişimin tamamen kesilmesi bazen danışanın en çok desteğe ihtiyaç duyduğu dönemdir.

Gizlilik ve danışan notları

Danışmanlıkta işlenen bilgiler çoğu zaman sağlık, ruh sağlığı, beslenme ve özel yaşamla ilgilidir ve özel nitelikli kişisel veri kapsamına girebilir. Bu veriler için yasal yükümlülükleriniz sizin mesleğinize ve veri işleme biçiminize göre değişir; hukuki teyit alın. Aşağıdakiler yalnızca genel dikkat noktalarıdır.

Nerede ne tutulur?

Randevu sistemi: İletişim bilgisi, randevu tarihi ve idari notlar. Müşteri kartında iletişim bilgisi, not ve son randevular bulunur; kendi notlarınızı bu kart notuna yazarsınız, panelden randevu eklerken ayrı bir açıklama alanı yoktur.
Seans içeriği ve klinik notlar: Mesleki uygulamanızın gerektirdiği ayrı kayıt sistemi. Randevu kartında şikâyet, tanı ya da seans içeriği tutmamanızı öneririz.
Danışanın doldurduğu açıklama alanı: Danışan randevu formunda en çok 75 karakterlik bir açıklama yazabilir ve bu metin takvim etkinliğine "not" olarak da düşer. Danışanlarınıza buraya tanı, şikâyet ya da sağlık bilgisi yazmamalarını söyleyin. İdari kısa notlarınızı ("Online, link gönderildi") müşteri kartı notuna yazın.
Sağlık Hizmetleri türü ve kimlik bilgisi: İşletme türünüz Sağlık Hizmetleri ise hizmet bilgisi formunda T.C. kimlik no, ad ve cinsiyet gibi alanlar çıkar. Gerekmedikçe kimlik numarası toplamayın; toplayacaksanız dayanağını ve saklama yöntemini hukuk danışmanınızla netleştirin.

Mahremiyet kontrol listesi

Hizmet ve işletme adlarını nötr tutun. Hizmet adı sayfada, randevu ekranında ve takvim etkinliğinde görünür; işletme adınız ise danışanın telefonuna gelen kod, onay ve hatırlatma mesajlarında geçer. İşletme adınız mesleğinizi ya da danışma konunuzu belli ediyorsa danışanın telefonunda başkasının görebileceği bir ipucu olabilir.
Google Takvim'e yazılanı bilin. Bağladığınızda onaylı her randevu için etkinliğe danışanın adı, hizmet adı, işletme ve personel adı, danışanın yazdığı açıklama ve varsa görüşme linki, toplantı numarası ve şifresi yazılır. Takvimi başkalarıyla, bir aile ya da iş hesabıyla paylaşıyorsanız bu bilgiler onlara da görünür; takvim paylaşımını kısıtlayın.
Telefon bildirimlerinin önizlemesini kapatın. Kilit ekranında danışan adı görünmesin.
Erişimi sınırlayın. Panel girişinizi başkasıyla paylaşmayın; ekip ekleyecekseniz (Premium'da ya da Başlangıç'ta Ek Personel modülüyle) herkesin kendi girişi olsun.
Aydınlatma ve rıza süreçlerini hukuk danışmanınızla belirleyin. Bir sistemi kullanmak yasal yükümlülüklerinizi kendiliğinden yerine getirmez.
Danışana ne tuttuğunuzu söyleyin. Hangi bilgiyi, ne süreyle sakladığınızı ilk görüşmede açıklayın.

Online görüşme linki

Görüşme linki alanları yalnızca danışmanlık, eğitim gibi online görüşmeye açık işletme türlerinde çıkar; işletme türünüz Sağlık Hizmetleri ise bu alanlar açılmaz. Alanlar açıksa linki her randevu için elle girersiniz ve link randevuya eklenir; Google Takvim'e bağlıysanız etkinliğe de yazılır. Linkin danışana hangi yolla ulaştığını bir deneme randevusuyla kontrol edin; alan sizde yoksa ya da emin olamıyorsanız seanstan önce linki kendi mesajınızla gönderin.

Online seans için hazırlık

Link yönetimi: Her randevu için ayrı link ya da sabit bir oda kullanabilirsiniz. Sabit oda kolaydır ama danışan beklerken başka birinin girme riskine karşı bekleme odası gibi kontrolleri açık tutun.
Teknik deneme: İlk online görüşmeden önce kamera ve mikrofonun çalıştığını danışanla beraber deneyin.
Yedek plan: Bağlantı koparsa telefonla arayacağınızı en başta söyleyin.
Mahremiyet: Danışandan sessiz ve kimsenin duymayacağı bir ortamda olmasını isteyin; kendi ortamınızı da buna göre hazırlayın.

Örnek metin (online seans öncesi): "Merhaba [ad], yarınki online görüşmemizin bağlantısı: [bağlantı]. Görüşme sırasında kimsenin sizi duymayacağı sessiz bir ortamda olmanızı rica ederim. Bağlantı koparsa sizi telefonla ararım."

Hatırlatma zamanlaması ve metinleri

Onaylanan randevulara 48 saat, 24 saat, 2 saat ve 15 dakika kala hatırlatma gider. Aynı gün alınan randevuya "24 saat kaldı" mesajı gitmez; kısa süre önce alınan randevuda uzun pencereli hatırlatmalar atlanır. Müşterinin e-postası varsa hatırlatma e-postayla da gider. Kısa süre önce onaylanan randevuda daha uzun pencereli hatırlatmalar atlanır; örneğin bir saatten az kala onaylanan randevuya hiç hatırlatma gitmeyebilir. Mesajlar işletmenin SMS bakiyesinden düşer ve bir randevu kod, talep alındı, onay ve hatırlatmalarla birden çok SMS harcar. Bakiye biterse danışan randevu alamaz, bu yüzden bakiyeyi takip edin.

Hatırlatmayı tamamlayan kendi mesajlarınız

Otomatik hatırlatmalar hazır gider. Aşağıdaki metinler ise sizin göndereceğiniz tamamlayıcı mesajlar içindir: seans öncesi hazırlık, politika hatırlatması ve gelmeyen danışana dönüş.

Örnek metin (24 saat öncesi ek mesaj): "Merhaba [ad], yarın [saat]'teki görüşmemizi hatırlatmak isterim. Değişiklik gerekirse lütfen bugün bana ulaşın; aksi halde sizi bekliyor olacağım."

Örnek metin (gelmeyen danışana ilk dönüş): "Merhaba [ad], bugünkü görüşmemize gelemediniz. Umarım her şey yolundadır. Müsait olduğunuzda yeni bir saat belirleyebiliriz: [bağlantı]. Size yardımcı olmak istiyorum."

Örnek metin (seans sonrası): "Bir sonraki görüşmemiz [tarih] [saat]. Randevunuzu sorgulama sayfasından görebilirsiniz."

Danışan kendi randevularını randevu sorgulama sayfasından telefon numarası ve SMS koduyla görür; randevuya en az 15 dakika kalana kadar ve check-in yapmadan online iptal edebilir. Bu, danışanı aramaya mecbur bırakmadan değişiklik yapabilmesini sağlar.

Kriz, acil durum ve sınırlar

Bir randevu sistemi acil durum aracı değildir. Danışanınız kriz yaşıyorsa randevu bekleyemez; bu nedenle ilk görüşmede acil durumda ne yapılacağını açıkça belirtin. Aşağıdakiler yalnızca genel çerçevedir; mesleki kararlarınız ve protokolünüz sizin etik ilkelerinize bağlıdır.

Acil durumu yazılı sınırlayın. "Bu görüşme acil müdahale hizmeti değildir. Acil bir durumda 112'yi arayın veya en yakın acil servise başvurun" gibi bir cümle ilk görüşme mesajınızda ve sayfanızda yer alsın.
Yanıt sürenizi taahhüt etmeyin. Mesai dışında mesajlara hemen yanıt veremeyeceğinizi baştan söyleyin. Yanıt süresi sözü verip uyamamak güveni zedeler.
Kendi yetkinliğinizin sınırını bilin. Alanınız dışında bir sorunla gelen danışanı yönlendirebileceğiniz kurum ve uzmanları önceden belirleyin.
Kriz sonrası politikada esneyin. Krizdeki bir danışanın iptali ya da gelmemesi sıradan bir gelmeme sayılmamalıdır.
Kendi desteğinizi de planlayın. Zor vakalardan sonra süpervizyon ve ara için takvimde yer ayırmak sürdürülebilirlik içindir.

Örnek metin (ilk görüşme mesajının sonuna): "Bu görüşme acil müdahale hizmeti değildir. Kendinizi ya da başkasını tehlikede hissediyorsanız lütfen 112'yi arayın ya da en yakın acil servise gidin. Mesajlarıma mesai saatleri içinde dönerim."

Danışanla iletişim kanalları

Kanal sayısı arttıkça sınırlar bulanıklaşır. Danışan size gece yarısı Instagram'dan, hafta sonu WhatsApp'tan, sabah telefonla ulaşabilir; hepsini takip etmek tükenmişliğe yol açar. Her kanalın amacını baştan belirleyin.

Randevu işleri için bağlantı ve sorgulama sayfası: Randevu alma, öğrenme ve iptal için danışanı bu kanala yönlendirin.
SMS: Sistemin gönderdiği onay ve hatırlatmalar için. İçerik taşıyan konuşmaları SMS'te yapmayın.
WhatsApp veya benzeri mesaj uygulaması: Yalnızca idari yazışma için. Kişisel numaranızı kullanıyorsanız ayrı bir iş numarası değerlendirin; profil fotoğrafı ve durum paylaşımlarınız danışanlar tarafından görülebilir.
Telefon: Acil değilse geri arama saatlerinizde.
E-posta: Belge ve uzun bilgi için; hassas içeriği e-postayla paylaşmadan önce güvenlik ve hukuki yükümlülüklerinizi değerlendirin.

Örnek metin (iletişim kuralları): "Randevu işlemleri için bağlantıyı, kısa idari sorular için [kanal] kullanabilirsiniz. Mesajlara mesai günlerinde [saat] arasında dönerim. Seans içeriğiyle ilgili konuları mesajla değil, görüşmede konuşalım."

Haftalık kontrol rutini

Haftada onbeş-yirmi dakikalık bir kontrol düzeni ayakta tutar. Haftanın son iş gününde şu sırayı izleyin.

Bekleyen talepleri temizleyin. Onaylanmamış talep saati gelince iptal olur.
Önümüzdeki haftanın boş ve dolu saatlerine bakın. Boşluk çoksa mevcut danışanlara gün ve saat önerin.
Gelmeyen veya iptal eden danışanları işaretleyin. Onaylı randevu başlangıcından yaklaşık 60 dakika sonra kendiliğinden "tamamlandı" olur; gelmeyen danışan için Kontrol Paneli'ndeki bugünün randevularında "Randevu Gerçekleşmedi" düğmesine basın. Basmazsanız raporlarda gelmeyen danışan da "gerçekleşen" görünür. Ardından politika uygulandı mı, danışanla görüşüldü mü diye bakın.
Tampon ve süre ayarını gözden geçirin. Haftanın gecikme günleri varsa süreyi düzeltin.
SMS bakiyesine bakın. Raporları da inceleyin: seçtiğiniz tarih aralığında toplam, bekleyen, iptal ve gerçekleşen randevu sayıları görünür (Premium'da dahil, Başlangıç'ta Raporlama modülüyle). Raporlardaki "iptal" sayısı, iptal edilenlerle "gerçekleşmedi" işaretlediklerinizin toplamıdır.

Sık sorulan sorular

Seans sırasında telefonumu nasıl koruyabilirim?

Telefonu sessize alın, ekran bildirimlerini kapatın ve danışanlara geri arama saatlerinizi baştan söyleyin. Yeni danışan için randevu bağlantısını verin; böylece ilk temas telefona bağlı kalmaz.

Danışan randevuyu nasıl alıyor?

Danışan sırayla hizmeti, kişiyi, günü ve saati seçer, telefon numarasını yazar ve telefonuna gelen 6 haneli SMS kodunu girer. Uygulama indirmesi ya da üye olması gerekmez. Talebi siz onaylayana kadar "beklemede" kalır.

Randevular otomatik onaylanır mı?

Hayır, her talebi siz onaylarsınız ve bu, danışanı seans öncesinde değerlendirme fırsatı verir. Tek istisna bekleme listesidir: danışan listeye yazılırken "otomatik randevumu al" seçtiyse, biri iptal edince boşalan saat ona doğrudan onaylı randevu olur; diğer seçenekte danışana haber gider ve 15 dakika geçerli teklif bağlantısıyla o onaylar. Saatine kadar onaylanmayan talep sistemce iptal olur, bu yüzden bekleyen talepleri günlük kontrol edin.

Google Takvim'e eklediğim özel etkinlik randevu saatini kapatır mı?

Hayır, Google Takvim eşitlemesi tek yönlüdür: onaylanan randevular takvime yazılır ama takvime eklediğiniz etkinlik randevu saatini kapatmaz. Özel saatleri Zaman Yönetimi'nde çalışma saati ya da mola olarak ayarlayın.

Online görüşme linkini nasıl eklerim?

İşletme türünüz danışmanlık, eğitim gibi online görüşmeye açık bir türse randevu başına link alanı çıkar ve linki elle girersiniz. Sağlık Hizmetleri türünde bu alanlar açılmaz; o durumda linki kendi mesajınızla gönderin. Danışana nasıl ulaştığını bir deneme randevusuyla görün.

Gelmeyen danışandan ücret alabilir miyim?

Bu hukuki ve mesleki etik açıdan teyit gerektiren bir tercihtir. Randevu Servisi'nde online ödeme veya kapora alınmaz, tahsilatı kendi yönteminizle yaparsınız. Politikayı yazılı hale getirmeden önce meslek kuruluşunuzdan ve bir hukuk danışmanından görüş alın.

Danışan notlarını Randevu Servisi'nde tutabilir miyim?

Müşteri kartının not alanında kısa idari notlar tutabilirsiniz; ancak seans içeriği, tanı ya da sağlık bilgisi gibi özel nitelikli veriler için kendi mesajınızla ayrı ve güvenli bir kayıt yöntemi kullanmanızı öneririz. Bu konuda hukuki teyit alın.

Hatırlatma SMS'leri danışanın gizliliğini zedeler mi?

Otomatik hatırlatmada işletme adınız ve tarih geçer, hizmet adı geçmez; yine de mesaj danışanın kilit ekranında görünebilir. Bu yüzden işletme adınızı ve kendi yazacağınız mesajları nötr tutun, ayrıntı vermeyin. Bildirim önizlemesini kapatmayı danışanlarınıza da önerebilirsiniz.

İlgili Rehberler

Randevu Servisi ile seans düzeninizi kurun

Randevu Servisi, bağımsız çalışan diyetisyen, psikolog ve danışmanlar için ücretsiz bir işletme sayfası, onaylı online randevu sistemi, Google Takvim'e yazılan randevular ve otomatik hatırlatma sunar. Danışanlarınız uygulama indirmeden randevu alır; siz telefona değil danışana odaklanırsınız. Kayıt ücretsizdir, randevuyu açmak için paket gerekir.

Önce ücretsiz işletme sayfanızı oluşturun, ardından randevuyu açmak için paketleri inceleyin. Tek kişilik çalışıyorsanız Başlangıç paketi size uygundur; ayrıntı için randevu programı sayfasına bakabilirsiniz.