Sigorta: Hatırlatmalar ve Raporlar

{primary} Ne işe yarar? Poliçe bitmeden önce hem acente personeline hem müşteriye otomatik hatırlatma gönderir; Pazartesi sabahları sahibine haftalık özet e-postası çıkarır. Raporlar ekranı ise üretim, komisyon, yenileme oranı ve bekleyen tahsilatı gösterir.

Nerede? Sol menü → Sigorta Takibi → sağ üstteki ⋯ menüsü → Hatırlatma ayarları ve Raporlar. Hangi pakette / kimler için? Hizmet türü Sigorta olan hesaplarda; paket kısıtı yoktur. Raporlar için Müşteriler yetkisi yeterlidir; Hatırlatma ayarları'nı değiştirmek için müşteri düzenleme yetkisi gerekir. Genel anlatım: Sigorta Modülü.

Hatırlatmalar nasıl çalışır?

1. Her poliçede bitiş tarihi ve hatırlatma günü (bitişten kaç gün önce) vardır. Varsayılan 30 gündür.
2. Sistem her saat kontrol eder. Hatırlatma dönemi bitiş tarihinden hatırlatma günü kadar önce başlar, bitiş tarihine kadar sürer. Poliçesi olmayan (takip) kayıtlarda dönem, girdiğiniz "ne zaman aranacak" tarihinde başlar.
3. Hatırlatma yalnızca Aktif ve Poliçesi yok kayıtları için gider; yenilenen, iptal edilen, kaybedilen kayıtlar ve müşteriye ait olmayan (satılan) varlıklar için gitmez.
4. "Tekrar" ayarı, personele kaç günde bir hatırlatılacağını belirler: Bir kez, Her gün, 3 günde bir, Haftada bir (varsayılan), 2 haftada bir, 30 günde bir. Müşteriye ise dönem başına yalnızca bir kez mesaj gider; müşteri her hafta rahatsız edilmez.
5. "Sonra aranacak" gibi bir görüşme sonucuyla takip tarihi ileri alınmışsa, bildirimler de o tarihe kadar ertelenir.
6. Gönderim saati: Otomatik iletiler alıcının yerel saatiyle 09:00-18:00 arasında gider. Müşterinin saat dilimi telefonunun ülke koduna göre, personelin saat dilimi hesap ayarına göre belirlenir. Gece saatinde gitmez; ertesi pencerede tekrar denenir.

Kime, ne gider?

• Sorumlu personel: Poliçeyi ilk kaydeden kişi otomatik sorumlu olur; birden fazla personel varsa formda "Sorumlu personel" seçilebilir. Sorumlu tanımlı olmayan eski kayıtlarda bildirim işletme sahibine gider. Personel bildiriminde "ne yapılacağı" yazar (örn. "34 ABC 123 · Trafik 12 gün sonra bitiyor. Yenileme için müşteriyi arayın.") ve e-postada Görüşmeyi kaydet düğmesi bulunur.
• Müşteriye giden metin: Poliçe için mesaj şablonu yazmadıysanız duruma göre hazır metin gider:
  • Bizde kesilen poliçe: "poliçenizin yenileme süreci yaklaştı, kapsam ve priminizi birlikte gözden geçirebiliriz."
  • Başka acentedeki poliçe: "sona erecek mevcut poliçeniz için alternatif teklif hazırlayabiliriz."
  • Poliçesi olmayan: "sigorta seçeneklerini görüşmek isteriz."
• Kendi mesajınız: Mesaj şablonuna {musteri}, {varlik} ve {bitis} yazarsanız sistem sırasıyla müşteri adını, plaka/adresi ve bitiş tarihini yerleştirir.
• SMS ücreti: Müşteriye giden her SMS hesabınızın SMS bakiyesinden 1 SMS düşer. Bakiye yetersizse SMS gitmez (e-posta ve diğer kanallar etkilenmez). Bakiye için Kalan Kullanımlar sayfasına bakın.

{warning} Müşteriye hatırlatma gitmesi için müşteride telefon veya e-posta kayıtlı olmalıdır. İkisi de yoksa müşteri ekranı "Müşterinin telefonu ve e-postası yok; hatırlatma gönderilemez" uyarısı verir. Personele panel bildirimi yine de gider.

Hatırlatma ayarları ekranı

Başlık: "Hatırlatma varsayılanları". Yeni poliçe eklerken hatırlatma alanları bu değerlerle dolu gelir; böylece her poliçede tek tek girmezsiniz. Mevcut poliçeler değişmez.

• Pazartesi sabahı bana haftalık özet e-postası gönder: Haftalık özeti açar/kapatır (varsayılan açık).
• Tüm branşlar satırı: Özel kuralı olmayan branşların kullandığı genel kural.
• Her branş için ayrı satır (Trafik, Kasko, DASK...): "Bu branşa özel kural" anahtarını açarsanız o branş kendi değerlerini kullanır. Öncelik: branşa özel kural, sonra genel kural.

Her satırdaki alanlar:

Kaydet'e basınca "Hatırlatma varsayılanları kaydedildi." mesajı çıkar.

Tek poliçede istisna: Poliçe ayrıntı panelinin Hatırlatma sekmesinden yalnızca o poliçe için bitişten kaç gün önce, tekrar, sonraki takip tarihi, kanallar ve mesaj değiştirilir. Aynı sekmede Sorumlu kişiler ve Gönderim geçmişi (kime, ne zaman: "Müşteri" veya "Personel") görünür.

Haftalık özet e-postası

• Kime: İşletme sahibi hesabına (personele gitmez).
• Ne zaman: Pazartesi, sahibin yerel saatiyle 09:00-18:00 arasında, haftada bir kez.
• İçerik: 30 gün içinde bitecek poliçeler (ilk 25'i), son 60 günde süresi geçmiş ve yenilenmemiş poliçeler (ilk 10), görüşme bekleyen poliçesiz takipler (ilk 10). Her satırda müşteri, branş, plaka/adres, şirket, bitiş tarihi ve "(başka acentede)" bilgisi vardır. Altta Yenileme hattını aç düğmesi bulunur.
• Üç liste de boşsa e-posta gönderilmez. E-posta yanında panelde bildirim de düşer.
• Kapatmak için: Hatırlatma ayarları → "Pazartesi sabahı bana haftalık özet e-postası gönder" işaretini kaldırın.

Araç muayene hatırlatması (isteğe bağlı)

• Araç varlığında Son muayene tarihi ve Muayene geçerlilik tarihi girilebilir. Geçerlilik tarihi boşsa, son muayeneden 2 yıl sonrası kabul edilir. Varlık kartında "muayene 12 gün sonra / 3 gün geçti" gibi renkli rozet görünür.
• Muayene hatırlatması gönder anahtarı varsayılan kapalıdır; araç bazında açılır. Açıksa geçerlilik tarihinden 30 gün önce, 7 gün önce ve tarih geçince (30 güne kadar) birer kez bildirim gider.
• Alıcılar: aracın açık poliçelerindeki sorumlu personel (yoksa işletme sahibi) ve, genel ayarda müşteri kanalı açıksa müşteri. Yine 09:00-18:00 kuralı geçerlidir.

Raporlar ekranı

Sol menü → Sigorta Takibi → ⋯ → Raporlar. Üstte dönem seçilir: Bu ay, Bu çeyrek, Bu yıl (varsayılan), Son 12 ay, Tarih aralığı (başlangıç-bitiş girip Uygula).

{info} Üretim = seçilen dönemde başlayan ve bizde kesilen poliçeler. Yenileme = seçilen dönemde biten poliçeler. Teklifler ve poliçesiz takipler üretime dahil edilmez.

Özet kutuları:

Tablolar:

• Branşa göre üretim ve Şirkete göre üretim: Poliçe adedi, prim, komisyon (çubuk grafikle).
• Önümüzdeki 6 ay bitecek poliçeler (dönemden bağımsız): Aylık poliçe sayısı, başka acentede olanlar ve prim.
• Yenileme sonucu: Dönemde biten poliçelerin durumu: Yenilendi, Kaybedildi, İptal, Süresi doldu (yenilenmedi), Henüz sonuçlanmadı.
• Kayıp sebepleri: Dönemde "Kaybedildi" yapılan görüşmeler ve görüşme notunda yazdığınız sebep (yazılmadıysa "Sebep yazılmadı"). Kaybı kayda geçirirken nota sebebi yazmanız raporu anlamlı yapar.
• Tahsilat: Tahsil edilen tutar; tam, kısmi ve bekleyen poliçe sayıları; tahsilatı tamamlanmamış poliçelerin listesi (kalan tutarla). Düzenleme yetkiniz varsa listeden ilgili müşteriye geçip tahsilatı işleyebilirsiniz.

{warning} Raporlar, girdiğiniz verilere dayanır: prim ve komisyon girilmeyen poliçeler tutarları eksik gösterir. Poliçe formunda "Prim girilmedi; rapor ve tahsilat takibi eksik kalır" uyarısı bunun içindir.

Müşteriye (acenteye) nasıl anlatırım?

• "Poliçe bitmeden sistem sizi ve müşteriyi 30 gün önceden uyarır; bu süreyi ve sıklığı siz belirlersiniz."
• "Müşteriye sabah-akşam demeden mesaj gitmez; yalnızca 09:00-18:00 arası gider."
• "Pazartesi sabahı bitmek üzere olan poliçelerin listesi e-postanıza gelir."
• "Kaç poliçe yenilenmiş, kaç müşteri kaybedilmiş, hangi şirkette ne kadar üretim var rapordan görürsünüz."

Dikkat edilecekler / Sık sorulanlar

• Müşteriye SMS gitmiyor: Müşterinin telefonu var mı, poliçede "Müşteriye e-posta/SMS" açık mı, SMS bakiyeniz yeterli mi, dönem içinde mi (bitişten önce)? Müşteriye dönem başına yalnızca bir mesaj gittiğini unutmayın.
• Personel bildirimi nerede görünür? Panelin bildirimler bölümünde (Bildirim Merkezi) ve e-postada.
• Ayar değiştirince mevcut poliçelerin hatırlatması değişmez; yalnızca yeni eklenenler etkilenir. Var olan poliçe için ayrıntı panelindeki Hatırlatma sekmesini kullanın.
• Hatırlatma ve özel mesajlarda telefon, e-posta ve WhatsApp izinleri müşteri kaydındaki bilgilere göre çalışır.

İlgili sayfalar

• Sigorta Modülü
• Hasar, Belgeler ve Zeyiller
• Excel ile Toplu Aktarım ve Belge Tarama
• Kalan Kullanımlar
• Bildirim Merkezi

⬅️ Önceki Konu: Sigorta Modülü (Sigorta Takibi)

➡️ Sonraki Konu: Sigorta: Excel ile Toplu Aktarım ve Belge Tarama

🏠 Dökümantasyon Anasayfası