Sigorta: Excel ile Toplu Aktarım ve Belge Tarama

{primary} Ne işe yarar? Acentenin mevcut müşteri ve poliçe listesini (Excel veya CSV) tek seferde Sigorta Takibi'ne aktarır. Belge tarama ise ruhsat veya poliçe fotoğrafından/PDF'inden müşteri, varlık ve poliçe alanlarını otomatik doldurur. İkisi de elle tek tek veri girme yükünü azaltır.

Nerede? Excel aktarımı: sol menü → Sigorta Takibi → ⋯ menüsü → Excel'den aktar. Belge tarama: Yeni kişi, Varlık ekle ve Poliçe ekle formlarının üstündeki "Ruhsat veya poliçe tara" kutusu. Hangi pakette / kimler için? Hizmet türü Sigorta olan hesaplarda; paket kısıtı yoktur. Aktarım ve kayıt için müşteri düzenleme yetkisi gerekir. Belge tarama kutusu, hesabınızda belge okuma özelliği etkinse görünür; kutuyu görmüyorsanız Destek ekibine yazın. Genel anlatım: Sigorta Modülü.

1) Excel / CSV ile toplu aktarım

Ekranın başlığı: "Portföyü Excel'den aktar". Açıklaması: "Şablonu indirip doldurun veya kendi listenizi yükleyin. Müşteri, varlık ve poliçe otomatik eşleşir; olmayanlar oluşturulur. Hatalı satırlar aktarılmaz, önizlemede görürsünüz."

Adım adım

1. Şablonu indir'e basın. İndirilen dosya "sigorta-portfoy-sablonu" adlı bir CSV dosyasıdır ve Excel'de açılır; içinde 3 örnek satır vardır.
2. Örnek satırların üzerine kendi müşterilerinizi yazın (her satır = bir poliçe). Kendi Excel listeniz varsa sütun başlıklarını şablondakilerle aynı yapmanız yeterlidir.
3. Dosyayı sürükleyip bırakın veya seçin. .xlsx (Excel) ya da CSV yüklenebilir; en fazla 5 MB ve 2000 satır. Excel'de yalnızca ilk sayfa okunur.
4. Önizle'ye basın. Tüm satırlar tablo olarak gelir. Her satırın sonucu "Hazır" ya da kırmızı hata mesajıdır.
5. Üstte "N satır hazır" ve varsa "M satır hatalı, atlanacak" yazar. Dosyayı düzeltmek için Başka dosya, devam etmek için N satırı aktar'a basın.
6. Aktarım bitince özet çıkar: "Aktarım tamamlandı. X poliçe, Y yeni müşteri, Z yeni varlık." Hatalı satır olduysa "N satır hatalı olduğu için atlandı." eklenir. Listeye git ile Sigorta Takibi'ne dönersiniz.

{success} Önizlenmeyen hiçbir satır yazılmaz. Hatalı satırlar hiç aktarılmaz; hatasız satırlar yine aktarılır. Önizlemeyi onaylamadan sisteme kayıt girmez.

Sütunlar

Başlıkların Türkçe karakterli/karaktersiz ve yaygın eş anlamlı yazımları tanınır (örn. "Müşteri", "Ad Soyad", "Sigortalı"; "Plaka", "Adres"; "Vade" = Bitiş). Sütun sırası önemli değildir.

Örnek satırlar (şablondan):

• Ahmet Yılmaz, 5321234567, Araç, 34 ABC 123, Trafik, Anadolu Sigorta, 01.10.2025, 01.10.2026, 5400, Bizde
• Ahmet Yılmaz, aynı araç, Kasko, Allianz Sigorta, bitiş 05.01.2027, Başka acentede
• Ayşe Demir, 5339876543, Konut, "Moda Cad. 12/4 Kadıköy", DASK, Poliçesi yok

Aktarım sırasında sistem ne yapar?

• Müşteri eşleştirme: Önce telefona göre, olmazsa ad-soyada göre mevcut müşteriyi bulur; yoksa yeni müşteri açar. Aynı müşteri için birden çok satır varsa hepsi o müşteriye bağlanır.
• Varlık eşleştirme: Aynı müşteride aynı plaka/adres varsa mevcut varlığı kullanır, yoksa yeni varlık açar.
• Poliçesi yok satırı, "poliçesiz takip" olarak eklenir ve takip tarihi 7 gün sonraya konur.
• Bizde kesilen poliçelerde prim girilmişse prim tahsil edilmiş sayılır (istisnaları sonra düzeltin).
• Hatırlatma ayarları Hatırlatma varsayılanlarından alınır; aktarımı yapan kullanıcı poliçenin sorumlu personeli olur; poliçe notuna "Toplu aktarım (satır N)" yazılır.
• Aynı varlık ve branşta daha eski açık kayıt (poliçesiz takip, süresi dolmuş poliçe) varsa yeni kayıt geldiğinde otomatik kapanır.

Sık görülen satır hataları

{info} Excel dosyası okunamazsa "Excel dosyasını CSV UTF-8 olarak kaydedip tekrar deneyin" uyarısı çıkar. Excel'de Farklı Kaydet → CSV UTF-8 seçmeniz yeterlidir. CSV'de ayraç noktalı virgül, virgül veya sekme olabilir; Türkçe karakter kodlaması otomatik tanınır.

2) Belge tarama ("Ruhsat veya poliçe tara")

Ne yapar?

Bir veya birkaç fotoğraf ya da PDF seçersiniz (örn. ruhsatın ön ve arka yüzü, poliçe belgesi). Sistem belgeyi okuyup kişi, varlık ve poliçe alanlarını (ad, TC no, plaka, şasi, marka-model, şirket, poliçe no, tarihler, prim vb.) forma önerir. Hiçbir şeyi kendiliğinden kaydetmez: alanları kontrol edip siz Kaydet'e basarsınız.

Adım adım

1. Yeni kişi, Varlık ekle veya Poliçe ekle formunu açın (tarama kutusu kişi formunda yalnızca yeni kayıtta görünür).
2. "Ruhsat veya poliçe tara" kutusuna tıklayıp dosyaları seçin. Bir seferde en fazla 6 dosya (JPG, PNG, WEBP veya PDF; her biri en fazla 10 MB).
3. "Belge okunuyor..." göstergesi biter; alanlar dolar ve üstte, neyin doldurulduğunu özetleyen bir bilgi kutusu çıkar (varsa notlarla).
4. Alanları kontrol edin, gerekirse düzeltin, kaydedin. Poliçe ile birlikte taranan dosyalar poliçenin Belgeler sekmesine "Taranan belge" adıyla eklenir.
5. Belgelerde birden çok varlık bulunursa (örn. iki araç) "Belgelerde N varlık bulundu" ekranı açılır: istemediğinizin işaretini kaldırır, hepsini tek seferde kaydedersiniz.

Dikkat

• Fotoğraf net ve dolu olmalıdır. Okunamazsa "Belge okunamadı; daha net bir fotoğraf deneyin" mesajı çıkar.
• Belge, okunmak üzere harici bir yapay zeka servisine gönderilir. Müşterinin kimlik/ruhsat bilgisini içeren belgeler için müşteriye aydınlatma yapmak işletmenin sorumluluğundadır.
• Saatte yapılabilecek tarama sayısı sınırlıdır; sınır dolarsa "Bu saat için belge okuma sınırına ulaşıldı; biraz sonra tekrar deneyin" mesajı çıkar.
• Tarama öneridir; TC no, plaka ve tarihleri mutlaka gözle kontrol edin.

Müşteriye (acenteye) nasıl anlatırım?

• "Eski Excel listeniz varsa üç beş dakikada tüm müşteri ve poliçeleri sisteme alırsınız. Hatalı satırı önceden gösterir, yanlış kayıt girmez."
• "Yeni müşteri geldiğinde ruhsatın fotoğrafını çekersiniz; plaka, şasi, marka, model kendiliğinden dolar."
• "Aktarımdan sonra poliçe bitiş tarihlerine göre hatırlatmalar hemen çalışmaya başlar."

Dikkat edilecekler / Sık sorulanlar

• Aktarım geri alınamaz; büyük dosyadan önce 3-5 satırlık deneme dosyası yüklemeniz önerilir. Yanlış aktarılan poliçeler tek tek silinir (Sigorta Modülü).
• Aynı dosyayı iki kez yüklerseniz poliçe numarası olan satırlar "zaten kayıtlı" diye atlanır; numarası olmayan satırlar ise tekrar eklenebilir.
• Bir seferde en fazla 2000 satır aktarılır; büyük listeleri parçalayın.
• Aktarılan poliçelerin bilgisi eksikse (şirket, poliçe no, TC) müşteri kartında uyarı çıkar; bunlar engel değildir.

İlgili sayfalar

• Sigorta Modülü
• Hatırlatmalar ve Raporlar
• Hasar, Belgeler ve Zeyiller
• Müşteriler

⬅️ Önceki Konu: Sigorta: Hatırlatmalar ve Raporlar

➡️ Sonraki Konu: Sigorta: Hasar, Belgeler ve Zeyiller

🏠 Dökümantasyon Anasayfası