Süreç Yönetimi

{primary} Ne işe yarar? Randevu vermeden, müşteri işi getirdiği anda "iş kabul" kaydı açmanızı ve işi adım adım (kabul edildi, incelemede, onay bekliyor, hazır...) takip etmenizi sağlar. Her adıma not, ekstra maliyet, fotoğraf ve dosya ekleyebilir, gerekirse müşterinin onayını alabilirsiniz.

Nerede? Sürecin tanımı: Sol menü → Şirket Süreçleri ("Randevu yönetimi" bölümü). Özelliğin açılışı: Sol menü → Profil Bilgileri → Ayarlar → Süreç Yönetimi anahtarı. Kayıt açma: üst çubuktaki Yeni İş Kabul / Süreç düğmesi (mobilde yalnızca artı simgesi). Hangi pakette / kimler için? Ücretli paketlerde. Paketsiz (Ücretsiz) hesapta anahtar kaydedilse bile kapalı kalır. Randevu sistemi kapalıysa anahtar da pasif olur.

Kimler kullanır?

Müşterinin cihazını, aracını, ürününü bırakıp sonra geri aldığı işletmeler: teknik servis, telefon tamircisi, oto yıkama ve tamir, terzi, elektronik tamir gibi. Bu işletmelerde iş "şu saatte gel" ile değil, "bırak, hazır olunca haber verelim" ile yürür. Süreç Yönetimi tam olarak bu akış içindir.

Bu ekranda neler var?

1. Süreç Yönetimi anahtarı

Profil Bilgileri sayfasındaki Ayarlar bölümünde Süreç Yönetimi anahtarı bulunur. Açıklaması: "Randevuyu bekliyor, işlemde ve tamamlandı gibi adımlarla takip etmenizi sağlar." Anahtar açılıp kaydedilince panelde şu değişir:

• Üst çubuktaki Yeni Kayıt düğmesi Yeni İş Kabul / Süreç adını alır ve açtığı pencere değişir (aşağıda).
• Randevular listesinde bir randevunun düzenleme ve detay sayfalarında Randevu Süreçleri sekmesi görünür.
• Müşterinin randevu detay sayfasında süreç adımları listelenir.

2. Şirket Süreçleri (adımları tanımlarsınız)

Sol menü → Şirket Süreçleri. Liste sütunları: Sıra, Ad, Müşteri Onayı Gerekli. Ekle düğmesiyle yeni süreç adımı açarsınız. Formdaki alanlar:

Düzenleme ekranında bir de Sıra alanı vardır. Yeni eklenen adım otomatik olarak listenin sonuna gelir; sıra numarası adımların açılır listedeki dizilişini belirler. Listeden adım silebilirsiniz.

{warning} Randevulara bağlanmış bir süreç adımını silerseniz o randevulardaki adımlar adsız görünür. Silmek yerine adını değiştirmek daha güvenlidir.

3. İş Kabul ve Süreç Başlatma penceresi

Üstteki Yeni İş Kabul / Süreç düğmesi bu pencereyi açar. Üstte dört sekme vardır:

Pencerenin içindeki bölümler yukarıdan aşağıya:

1. Personel (birden fazla personeliniz varsa seçilir).
2. Müşteri: arama kutusuyla kayıtlı müşteriyi bulursunuz (ad, soyad veya telefon). Yeni müşteri için Yeni Müşteri Oluştur düğmesi ad, soyad ve telefon ister; Müşteriyi Ekle ile eklenir.
3. İş Kabul ve Süreç Başlatma (süreç bölümü):
   • Kabul Kanalı / Yöntemi: Elden Teslim (Müşteri Geldi) veya Kargo / Kurye ile Geldi.
   • Kargo seçilirse Kargo Firması (Yurtiçi Kargo, Aras Kargo, MNG Kargo, Sürat Kargo, PTT Kargo, Trendyol Express, Hepsijet, Kolay Gelsin, UPS, DHL, FedEx, Diğer / Kurye) ve Kargo Takip No / Gönderi Kodu alanları açılır. Bilgi kayda işlenir.
   • Süreç: Şirket Süreçleri'nde tanımladığınız adımlardan biri.
   • Süreç Notu / Müşteri Talebi: serbest not. Örnek: "Ekran kırık, şarj olmuyor."
   • Ekstra Maliyet: tutar (kuruşlu yazılabilir).
   • Kabul Fotoğrafları / Belgeler ve Dosyalar: cihazın teslim alındığı hâlin fotoğrafları, belgeler.
4. Başlangıç Tarihi (ve işletmenizde açıksa bitiş tarihi, kişi sayısı).
5. İşlemler (yapılacak hizmetler), Ek Alanlar ve Açıklama.

Adım adım

A) Sürecinizi kurun (bir kez)

1. Profil Bilgileri → Ayarlar → Süreç Yönetimi anahtarını açıp kaydedin.
2. Sol menüde Şirket Süreçleri → Ekle.
3. Adımın adını yazın. Müşteri onayı gerekiyorsa işaretleyin. Müşteriye SMS gitsin istiyorsanız Bildirim Mesajı Gönder'i işaretleyip Türkçe (ve gerekiyorsa diğer diller) metni yazın. Kaydet.
4. Diğer adımlar için tekrarlayın.

B) Müşteri işi getirdi

1. Üst çubukta Yeni İş Kabul / Süreç'e basın, Anlık İş Kabul (Şimdi) sekmesinde kalın.
2. Müşteriyi seçin ya da yeni müşteri oluşturun.
3. Kabul kanalını seçin (elden / kargo). Kargoysa firmayı ve takip kodunu girin.
4. İlk süreç adımını seçin, notu yazın, fotoğrafları yükleyin. Süreci Başlat / Kaydet.

C) İş ilerledikçe yeni adım ekleyin

1. Sol menü → Randevular → ilgili kaydı Düzenle.
2. Randevu Süreçleri sekmesinde önceki adımlar açılır kutular halinde görünür. Alttaki Süreç Ekle bölümünü açın.
3. Süreç, Açıklama, Ekstra Maliyet, fotoğraf ve dosyaları doldurup Kaydet.
4. Önceki adımların açıklama ve maliyetini aynı ekrandan düzeltebilirsiniz. Müşterinin onay durumu bu ekranda yalnızca gösterilir (değiştirilemez).

Müşteri neyi görür, nasıl onaylar?

• Müşteri, randevusunun detay sayfasında Randevu Süreçleri başlığı altında adımları sırayla görür: adımın adı, Açıklama, Ekstra Maliyet, fotoğraflar (küçük resimler) ve dosya bağlantıları.
• Adım "Müşteri Onayı Gerekli" ise Onayla ve Reddet butonları çıkar. Tıklayınca "Emin misiniz?" sorulur. Sonuç adımın yanında Onaylandı veya Reddedildi olarak görünür ve sizin randevu detay sayfanızda da aynı şekilde gösterilir.
• Müşteri bu sayfaya iki yoldan ulaşır: (1) size gönderilen SMS'teki bağlantı. Bağlantı, randevunun bitiş zamanına kadar geçerlidir; sonrasında müşteri telefonuna gelen doğrulama koduyla randevularını açar. (2) Randevu Sorgulama ekranından telefon numarası ve SMS doğrulamasıyla.
• Onay istenen adımdan sonra da yeni adım ekleyebilirsiniz; sistem sizi engellemez. Randevu düzenleme ekranında son adım için müşteri onayı gelmediyse "Son Süreç için müşteri onayı alınmadı" uyarısı görürsünüz.

Müşteriye SMS ne zaman gider?

"Bildirim Mesajı Gönder" işaretli bir adım eklendiğinde müşteriye SMS gider. Mesaj şudur: sizin yazdığınız metin + müşterinin randevu sayfasına giden kısa bağlantı.

• Yalnızca SMS gider (e-posta yoktur). Her SMS, SMS bakiyenizden 1 düşer. Bakiye yoksa SMS gitmez ve size bakiye uyarısı düşer. Bkz. Hatırlatıcılar ve Kalan Kullanımlar.
• SMS'in dili işletmenizin telefon ülke koduna göre seçilir (+90 Türkçe, +49 Almanca, +7 Rusça; diğer kodlar ve +1 İngilizce). O dil sekmesine metin yazmadıysanız SMS gitmez. Türkiye'deki işletme için Turkish sekmesini doldurmak yeterlidir.
• Mesaj, ilgili adım için bir kez gider.

{info} Elden ve kargo kabulde: Pencere üzerinden Elden Teslim veya Kargo kanalıyla açılan iş kabul kayıtlarında müşteriye otomatik randevu mesajları (onay, iptal, hatırlatma SMS'i ve e-postası) gönderilmez; müşteri o an işletmededir veya kargo ile gelmiştir. Buna karşılık, süreçte "müşteriye bildirim gitsin" seçili ise süreç adımı SMS'i bu kayıtlarda da gider. Her adım SMS'i bakiyenizden 1 düşer.

Örnek kullanımlar

Adımlar tamamen size aittir; aşağıdakiler yalnızca fikir vermek içindir.

Telefon tamircisi: Teslim alındı → İncelemede → Arıza tespiti ve tahmini maliyet (müşteri onayı gerekli, Ekstra Maliyet girilir) → Tamirde → Teslime hazır. Müşteri onay adımında sorunu ve tutarı kendi sayfasında görür, onaylar ya da reddeder.

Teknik servis / oto tamir: Araç teslim alındı (kabul fotoğrafları yüklenir) → İnceleme → Arıza ve maliyet onayı → Tamir → Test → Teslime hazır.

Oto yıkama: Araç alındı → Yıkanıyor → Hazır.

Kargoyla gelen cihaz: Kabul kanalı Kargo / Kurye ile Geldi; kargo firması ve takip kodu kayda işlenir, sonra adımlar aynıdır.

Müşteriye nasıl anlatırım?

• "Müşteri cihazını bıraktığında kaydı açarsınız; fotoğrafını, notunu, kargo bilgisini kayda eklersiniz."
• "İşin her aşamasını adım adım işlersiniz; ek maliyet çıkarsa müşteriye bağlantı ile gösterir, onayını alırsınız."
• "Müşteri, telefonundan işin nerede olduğunu görebilir; sürekli aramak zorunda kalmaz."
• Kartla online ödeme alma bu akışın parçası değildir; ekstra maliyet müşteriye bilgi olarak gösterilir.

Dikkat edilecekler / Sık sorulanlar

• Süreç adımı gerekli mi? Süreç seçmeden de kayıt açılabilir; süreç seçilmezse adım eklenmez.
• Etkinlik Oluştur sekmesi süreç değil, takvimde zaman bloğu içindir.
• Kabul kanalıyla (Elden Teslim / Kargo) kaydedilen işlerde çalışma saati ve mola engeli uygulanmaz; iş zaten o an geldiği için mesai dışı da kayıt açabilirsiniz. Personelin o saatteki başka randevusuyla çakışma kontrolü ise yine yapılır ("seçtiğiniz tarih ve saatte dolu" uyarısı).
• Süreç adımlarını yalnızca ilgili randevunun sahibi işletme ve yetkili personeli görür/düzenler.
• Adım fotoğrafları ve dosyaları müşteri sayfasında da görünür; müşterinin görmesini istemediğiniz belgeyi yüklemeyin.

İlgili sayfalar

• Randevu Sorgulama
• Müşteriler
• Hatırlatıcılar
• Kalan Kullanımlar
• Profil Ayarları

⬅️ Önceki Konu: Sıra Yönetimi

➡️ Sonraki Konu: Hizmetler Ekranı

🏠 Dökümantasyon Anasayfası